Privacy Verklaring

Laatst bijgewerkt: 1 november 2025

1. In het kort

We verzamelen zo min mogelijk persoonsgegevens, gebruiken ze alleen met een duidelijk doel en bewaren ze niet langer dan nodig. Je kunt je gegevens altijd inzien, aanpassen of laten verwijderen.

2. Wie wij zijn

ICTloket.nl is gevestigd aan Europalaan 33-14, 6199 AB Maastricht-Airport (Nederland).

Verwerkingsverantwoordelijke
ICTloket.nl – Europalaan 33-14, 6199 AB Maastricht-Airport
Contactpersoon privacy: Aaron Mulder (directeur)

3. Toepassing van deze verklaring

Deze privacyverklaring geldt voor onze website en (inschrijf)formulieren van ICTloket.nl. Je kunt op onze site niet inloggen; alle verwerkingen hebben betrekking op contactformulieren, eventregistraties, nieuwsbrieven en bezoekstatistieken.

4. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van wat je met ons deelt, verwerken we onder meer:

• Identificatie & contact: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en functie.
• Eventgegevens: gekozen sessies, dieetwensen/allergieën, eventuele voorkeuren.
• Nieuwsbrieven: aanmeldstatus (dubbele opt-in), interesseprofiel.
• Bezoekgegevens: geanonimiseerde IP-adressen, apparaat- en paginagegevens (analytics).
• Beeldmateriaal: foto en video die tijdens events wordt gemaakt (zie §9).

We vragen alleen wat nodig is. Je bent vrij om velden die niet noodzakelijk zijn, leeg te laten.

5. Doelen & rechtsgronden (AVG art. 6)

We verwerken gegevens alleen met een geldige rechtsgrond:

• Contact & aanvragen – om je vraag te beantwoorden of je verzoek uit te voeren.
  Grondslag: uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b)/(f)).
• Eventorganisatie – uitnodigen, registreren, deelnemerslijsten, badges en follow-up.
  Grondslag: uitvoering overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b)/(f)).
• Nieuwsbrieven – alleen na dubbele opt-in.
  Grondslag: toestemming (art. 6(1)(a)).
• Website-analyse – om onze site te verbeteren met geanonimiseerde statistieken.
  Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)).
• Wettelijke plichten – fiscale of administratieve bewaarplichten.
  Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)).

Je kunt je toestemming altijd intrekken; dit laat eerdere verwerking op basis van die toestemming onverlet.

6. Hoe we gegevens verkrijgen

• Rechtstreeks van jou via formulieren, e-mail of aanmelding voor events/nieuwsbrief.
• Geautomatiseerd bij je bezoek aan onze website (technische en analytische data, met IP-anonimisering).

7. Nieuwsbrieven (dubbele opt-in)

We gebruiken dubbele opt-in: na je inschrijving bevestig je je aanmelding via een unieke activatielink. We mailen je alleen over (co-)georganiseerde events en relevante ICTloket.nl-ontwikkelingen. Uitschrijven kan altijd via de link onderaan iedere mail. Onze e-mailverwerker is LaPosta; hiermee hebben we verwerkersafspraken.

8. Delen met derden

We delen geen adressenlijsten met derden voor hun eigen gebruik. We schakelen wel verwerkers in die ons helpen onze diensten te leveren, zoals:

• Hosting en werkplek: Google Workspace (G Suite/Workspace) voor zakelijke e-mail en opslag.
• E-mailing: LaPosta voor nieuwsbriefafhandeling.
• Eventpartners: wanneer dit noodzakelijk is om een event te organiseren (bijv. sprekers of locatie voor presentie-/deelnemerslijsten).

Met alle verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Gegevens worden niet verkocht.

9. Fotografie en video op events

Tijdens events kunnen foto’s en/of video worden gemaakt voor verslaglegging en promotie op onze website, kanalen van businesspartners en sociale media.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (impressie van het event).
Jouw keuze: we vragen bij inschrijving om je akkoord. Wil je niet herkenbaar in beeld? Laat het ons weten bij de ingang of via de contactpagina; we houden daar rekening mee of verwijderen het materiaal waarin je herkenbaar bent, voor zover redelijk.

10. Cookies en analytics

• We plaatsen technische en functionele cookies voor een goed werkende website.
• We gebruiken Google Analytics met IP-anonimisering en privacyvriendelijke instellingen om geaggregeerde statistieken te maken. We delen geen persoonsgegevens vanuit Analytics.
• Geen social plugins die ongevraagd data delen en geen remarketingcookies of -campagnes.
  Meer details vind je in onze Cookieverklaring (overzicht cookies, doeleinden en bewaartermijnen).

11. Bewaartermijnen (richtlijnen)

• Contact- en aanvraaggegevens: t/m 24 maanden na afhandeling.
• Eventregistraties: t/m 12 maanden na het event (administratieve gegevens tot 7 jaar i.v.m. wetgeving).
• Nieuwsbrieflijst: zolang je bent ingeschreven; na uitschrijving binnen 3 maanden verwijderd uit de actieve lijst.
• Analytics: volgens privacyvriendelijke standaardinstelling (max. 14 maanden).
  We bewaren nooit langer dan nodig is voor het doel of wettelijk vereist.

12. Beveiliging

Onze website heeft een HTTPS/SSL-verbinding. We hanteren passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer, versleutelde transportlagen, logging/monitoring en least-privilege-toegang in onze cloudomgeving. We delen geen (bulk)persoonsgegevens met sociale media en werken uitsluitend met rechtenvrij of geautoriseerd beeldmateriaal.

13. Doorgiften buiten de EER

Als gegevens door onze verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit. Details kun je bij ons opvragen.

14. Jouw rechten

Je hebt het recht op:

• Inzage in je gegevens,
• Rectificatie en wissing,
• Beperking van de verwerking,
• Overdraagbaarheid (data-portabiliteit),
• Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang,
• Intrekken van toestemming (voor zover de verwerking daarop berust).

Je kunt deze rechten uitoefenen via de contactpagina. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met onze afhandeling? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Minderjarigen

Onze website en events richten zich op zakelijke doelgroepen. Als je jonger dan 18 bent, vraag dan toestemming aan je ouder/voogd voordat je gegevens met ons deelt.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

17. Links naar andere websites

Onze site bevat links naar externe websites. We zijn niet verantwoordelijk voor hun inhoud of privacybeleid. Lees daar altijd de relevante privacyverklaring.

18. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij materiële wijzigingen communiceren we dit via onze website en/of e-mail (indien passend). Controleer daarom regelmatig de Laatst bijgewerkt-datum hierboven.

Vragen of verzoeken rond privacy?
Neem contact op met Aaron Mulder (directeur). We helpen je graag.