De ontwikkelingen binnen ChatGPT volgen elkaar momenteel in hoog tempo op. Modellen veranderen, functies worden toegevoegd, abonnementen krijgen andere mogelijkheden en het onderscheid tussen Projects, Custom GPT’s, Business-workspaces, Work en AI Agents wordt steeds groter. Technologisch is dat interessant, maar vanuit gebruiksgemak en AI-adoptie ontstaat echter ook een risico: zelfs ervaren gebruikers moeten regelmatig opnieuw bepalen wat de beste inrichting is. Voor ondernemers, adviseurs en medewerkers die nog maar net met AI beginnen, wordt het daardoor steeds lastiger om de juiste route te vinden.
Na onze eerdere analyse van de wijzigingen rond Custom GPT’s zijn we daarom verder gaan kijken naar een praktische tussenroute. Die is er: een AI Regisseur kan ook als gedeeld Project in ChatGPT worden ingericht.
Onze visie op professionele AI-inzet begint niet bij een losse Custom GPT of AI Agent, maar bij de AI Regisseur: een centrale kennis- en strategielaag die bepaalt vanuit welke uitgangspunten ChatGPT werkt.
Zo’n AI Regisseur kan bijvoorbeeld worden ingericht vanuit:
Daarmee leg je eerst vast wie je bent, wat je wilt bereiken, voor wie je werkt en volgens welke uitgangspunten AI moet handelen. Een Custom GPT kan daar later een waardevolle aanvulling op zijn. Maar de centrale regielaag is belangrijker om eerst goed in te richten. Anders ontstaat al snel een verzameling losse AI-toepassingen zonder gezamenlijke koers.
Binnen een ChatGPT Project kun je instructies, documenten en gesprekken samenbrengen. Je kunt bijvoorbeeld een Project AI Marketing Regisseur maken en daarin je SWOT-analyse, klantprofielen, klantreis, schrijfstijlgids, concurrentieanalyse en andere strategische documenten opnemen.
In de Project-instructies leg je vervolgens vast hoe ChatGPT moet werken. Bijvoorbeeld:
Werk standaard vanuit de kennis, positionering, richtlijnen en documenten binnen dit Project. Volg de afgesproken schrijfstijl en kwaliteitscriteria. Gebruik externe informatie alleen wanneer de gebruiker daar expliciet om vraagt.
Daarmee ontstaat zonder Custom GPT al een krachtige AI-werkomgeving voor bijvoorbeeld teksten, e-mails, nieuwsbrieven, communicatie, marketing, analyses en projectvoorbereiding.
Een belangrijk voordeel is dat Projectdeling ook beschikbaar is voor persoonlijke ChatGPT-accounts. Een kleine organisatie of externe adviseur kan daarmee een AI Regisseur inrichten en deze delen met collega’s of samenwerkingspartners. Iedereen werkt vervolgens vanuit dezelfde centrale context. Dat is interessant voor adoptie, omdat je niet direct een volledige zakelijke AI-omgeving hoeft in te richten voordat mensen gezamenlijk ervaring kunnen opbouwen. Zodra een Project wordt gedeeld, wordt projectgebonden geheugen gebruikt. Persoonlijke herinneringen of context buiten dat Project worden niet automatisch onderdeel van de gezamenlijke werkomgeving.
Tijdens het praktisch testen kwamen we wel een belangrijke beperking tegen. Wanneer een Project één of meerdere ChatGPT Work-gesprekken bevat, kan het Project momenteel niet worden gedeeld. ChatGPT geeft dan aan dat de Work-gesprekken eerst uit het Project moeten worden verwijderd.
Voor een gedeelde AI Regisseur is het daarom verstandig om onderscheid te maken tussen:
Gedeeld AI Regisseur-project: strategie, instructies, documenten, kennis, communicatie en reguliere gesprekken.
ChatGPT Work: afzonderlijk gebruiken voor uitvoerende werkzaamheden en complexere taken.
Ook dit laat zien dat de mogelijkheden krachtiger worden, maar tegelijkertijd complexer.
Voor veel organisaties is deze Project-route juist interessant omdat ChatGPT daarmee al veel waarde kan leveren zonder rechtstreeks toegang te krijgen tot cruciale bedrijfssystemen.
In veel gesprekken die wij momenteel over AI voeren, zien we terughoudendheid rond het koppelen van AI aan bijvoorbeeld:
e-mail → CRM → agenda → klantgegevens → financiële informatie → operationele systemen
Dat is begrijpelijk. Organisaties willen eerst weten welke informatie wordt verwerkt, welke risico’s ontstaan, wie verantwoordelijk blijft en wat er gebeurt wanneer een AI Agent een verkeerde handeling uitvoert. Veel partijen houden dergelijke koppelingen daarom voorlopig bewust beperkt.
Met een goed ingerichte AI Regisseur kun je ondertussen al veel realiseren. ChatGPT kan vanuit dezelfde strategische context bijvoorbeeld teksten ontwikkelen, e-mails voorbereiden, marketingactiviteiten uitwerken, voorstellen analyseren en projectwerk ondersteunen. De medewerker blijft daarbij voorlopig zelf de verbinding met operationele systemen. Dat verlaagt het risico en vergroot tegelijkertijd de ervaring met AI.
Onze voorkeursroute is daarom:
eerst ondersteunen → ervaring opbouwen → vertrouwen creëren → processen verbeteren → pas daarna gecontroleerd automatiseren
Een Custom GPT is een gespecialiseerde toepassing. De AI Regisseur bepaalt de centrale context en koers. Een goed ingerichte AI Regisseur kan dus uitstekend zonder Custom GPT functioneren. Een Custom GPT kan later een extra laag worden wanneer een bepaalde taak zich daarvoor leent.
Onze logische volgorde is daarom:
AI Regisseur → gedeelde kennis en werkwijze → gespecialiseerde GPT’s → AI Agents → koppelingen met bedrijfssystemen
Tegen deze achtergrond blijft de nieuwe richting rond Custom GPT’s opvallend. Volgens de actuele OpenAI-documentatie worden nieuwe GPT’s op persoonlijke Free-, Go-, Plus- en Pro-accounts beperkt en verschuift GPT-creatie richting Business-, Enterprise- en Edu-workspaces. Op het moment van schrijven zien wij die beperking zelf nog niet volledig terug in ons persoonlijke Plus-account. Het lijkt er dus op dat documentatie en daadwerkelijke productuitrol nog niet overal gelijklopen. Als deze richting volledig wordt uitgerold, kan dat vanuit adoptie een extra drempel opleveren.
Veel organisaties zijn nog niet klaar om AI toegang te geven tot e-mail, CRM, klantgegevens en complete workflows. Zij moeten juist eerst leren, experimenteren en vertrouwen opbouwen. Tegelijkertijd dreigt de individuele gebruiker minder ruimte te krijgen om zelf gespecialiseerde GPT’s te bouwen.
Dat geldt nadrukkelijk voor zelfstandige adviseurs en consultants. Juist kleine externe partijen zijn binnen grotere organisaties regelmatig de aanjagers van innovatie. Zij brengen kennis binnen, demonstreren toepassingen en creëren daarmee intern draagvlak. Maar zo’n adviseur heeft niet automatisch behoefte aan een uitgebreide zakelijke workspace.
ChatGPT Business vereist momenteel minimaal twee betaalde seats. Wanneer een zelfstandige daarnaast zijn bestaande persoonlijke Plus-omgeving bewust wil behouden, kan hij op basis van de huidige prijzen en wisselkoers uitkomen op circa €66 per maand voor twee Business-seats plus het persoonlijke Plus-abonnement. Dat bedrag is indicatief. De werkelijke kosten kunnen afwijken door wisselkoersen, btw, betaalwijze en eventuele prijswijzigingen. Daarbij kan bij een zelfstandige één van de verplichte Business-seats feitelijk ongebruikt blijven.
Een Business-variant met één seat zou voor zelfstandige professionals en kleine ondernemers daarom een veel logischere tussenoplossing kunnen zijn.
Gelukkig blijft via gedeelde Projects een belangrijk deel van de experimenteerruimte beschikbaar.
Voor een kleine organisatie of zelfstandige adviseur kan de praktische route voorlopig zijn:
persoonlijk ChatGPT-account → AI Regisseur als Project → eigen strategische kennis en instructies → delen met collega’s of samenwerkingspartners → gezamenlijk ervaring opbouwen
Een nieuwe Custom GPT hoeft daarin niet direct voor te komen. Wanneer later behoefte ontstaat aan gespecialiseerde assistenten, formele governance of AI Agents met toegang tot andere systemen, kan opnieuw worden bepaald welke zakelijke inrichting daarvoor passend is.
Er speelt daarnaast een fundamenteler probleem: de ontwikkelingen gaan momenteel erg snel. In korte tijd veranderen modellen, abonnementen, Projects, Custom GPT’s, Business-workspaces, Work, geheugen, Live en Agents. Voor professionals die dagelijks met ChatGPT werken is dat al lastig bij te houden. Voor iemand die vandaag met AI begint, wordt het landschap snel ingewikkeld.
Een starter moet inmiddels begrijpen wat het verschil is tussen een Project, Custom GPT, Work, AI Agent, persoonlijk account en Business-workspace. Vervolgens komen geheugen, bestanden, rechten, abonnementen, externe bronnen en datagebruik erbij. Technologische innovatie is waardevol, maar gebruiksgemak en adoptie moeten die ontwikkeling wel kunnen volgen.
Ondanks alle veranderingen blijft onze belangrijkste visie hetzelfde: Begin niet bij automatisering. Begin bij regie. Bepaal eerst vanuit welke strategie, kennis en richtlijnen AI binnen je organisatie moet werken. Bouw vervolgens een gedeelde context waarin mensen ervaring kunnen opdoen. Voeg daarna gespecialiseerde GPT’s of Agents toe wanneer daar daadwerkelijk behoefte aan ontstaat. En geef AI pas toegang tot cruciale systemen zoals e-mail en CRM wanneer de organisatie voldoende ervaring, vertrouwen, governance en controle heeft opgebouwd. Voor kleine organisaties, zelfstandige adviseurs en samenwerkingsverbanden kan een gedeeld ChatGPT Project als AI Regisseur daarom op dit moment een praktische tussenstap zijn.
De technologie kan inmiddels veel. De volgende uitdaging is ervoor zorgen dat mensen en organisaties die ontwikkeling ook kunnen begrijpen, vertrouwen en daadwerkelijk adopteren.
Ik maak graag vrijblijvend kennis om mee te denken over jouw plannen. Met mijn ervaring en netwerk help ik je om ideeën om te zetten in concrete en succesvolle resultaten.
Bezoekadres
Europalaan 33-14
6199 AB Maastricht-Airport (NL)
Bezoek- en postadres
Bellefroidlunet 23a
6221 KS Maastricht (NL)
Kamer van Koophandel
14089683
