MKB Documentherkenning

Veel bedrijven moeten jaarlijks een groot aantal documenten verwerken. Dit is een kostbare, tijdrovende en foutgevoelige activiteit. Voorbeelden van type documenten die veel tijd kosten zijn:

• pakbonnen
• inkomende facturen
• formulieren

HotDocs^® automatische documentherkenning is software die bij het scannen of inladen van documenten die inhoud van het document ‘leest’. Eenmaal herkend, wordt de informatie geclassificeerd, geïdentificeerd, geëxtraheerd en gevalideerd. Het maakt bij dit proces echter niets uit of het digitale, elektronische of papieren documenten betreft. Eigen werknemers hebben de mogelijkheid om de gevonden gegevens te controleren en aan te vullen. Na de controle worden de gegevens opgeslagen in het digitale archief in XML-formaat.

Optical Character Recognition
Het inlezen van de documenten gebeurd doormiddel van OCR (Optical Character Recognition), dit is een techniek die naar patronen zoekt in documenten. De gevonden patronen worden dan stuk voor stuk geanalyseerd op deze manier kan elk font (lettertype) herkent worden, tevens wordt bij OCR ook de opmaakt meegenomen.

In het geval van automatische documentherkenning is de opmaak niet van belang, het gaat immers om de gegevens die op het document staan. Er is hier dus sprake van contextuele OCR oftewel ICR (Intelligent Character Recognition). Als het document een factuur is wordt er door gebruik te maken ICR automatische de benodigde gegevens uit de OCR resultaten gehaald (factuurnummer, datum, BTW, totalen, leverancier, etc). Enkel de benodigde gegevens worden opgeslagen. Het systeem is zo ingesteld dat er meerdere document soorten automatisch herkend kunnen worden.

Door deze methodes toe te passen is de automatische document herkenning free-form te noemen. Free-form houdt in dat elke opmaak gelezen kan worden. Dit is mogelijk omdat de opmaak van het document niet van belang is en er alleen naar de benodigde gegevens gezocht wordt.

Voordelen van automatische documentherkenning
Het voornaamste voordeel van automatische documentherkenning is de tijdwinst die men boekt. Gegevens hoeven niet meer handmatig worden ingevoerd en dienen enkel gecontroleerd te worden.

Automatische documentherkenning is minder foutgevoelig dan het handmatig invoeren van gegevens. De inhoud van de documenten worden ‘gelezen’ en het systeem laat zich niet afleiden door afwijkende lay-outs van documenten. Een typfout is snel gemaakt, hierdoor komen er foutieve gegevens in het archief, door automatische documentherkenning worden er geen typfouten meer gemaakt. Als er een fout staat in het document zelf kan het foutieve gegeven nog gewijzigd tijdens de nacontrole.

Automatische documentherkenning is flexibel en zeer toepasbaar. Zo is het geschikt voor elke organisatie waarin het classificeren, identificeren, indexeren en valideren van de documentstroom (in de breedste zin van het woord) arbeidsintensief en tijdrovend is. Zo is automatische documentherkenning een concrete, tijds- en kostenbesparende oplossing voor secretariaten en facturatie- of declaratieafdelingen.