Doorlooptijd / nettotijd

Ondernemingen zijn voortdurend bezig hun strategie en plannen te evalueren en aan te passen. Dat is nodig door toenemende concurrentie, technologische innovaties en veranderende klantbehoeften. De maatschappij versnelt, klanten verwachten snelheid, kwaliteit en flexibiliteit. Daarom is het essentieel dat organisaties inzicht hebben in hun doorlooptijd en netto beschikbare tijd. Dat maakt het mogelijk om realistische planningen te maken, projecten betrouwbaar uit te voeren en op tijd te leveren.

Wat is doorlooptijd?

De doorlooptijd is de totale kalendertijd van een project of activiteit, van start tot oplevering.
Deze periode wordt bepaald door twee factoren:

• de nettobeschikbare tijd (het aantal werkuren),
• en de beschikbare resources (mensen, middelen en capaciteit).

Voorbeeld: een project loopt van 18 februari tot 5 mei, dat is de doorlooptijd.

Wat is nettotijd?

De nettotijd is het aantal werkelijke uren dat medewerkers besteden aan de uitvoering van een activiteit of project. Het is de optelsom van alle directe inzet.

Voorbeeld: de nettotijd voor een project is 245 uur. Het verschil tussen doorlooptijd en nettotijd ontstaat door werkverdeling, beschikbaarheid en parallelle activiteiten.

De stappen om doorlooptijd en nettotijd te berekenen

Een effectieve planning begint met structuur. Met de volgende vier stappen krijg je inzicht in tijdsverloop, knelpunten en optimalisatiemogelijkheden.

1. Bepaal de activiteiten

Breng eerst alle activiteiten in kaart die nodig zijn om het doel te bereiken. Zet ze in chronologische volgorde en bepaal welke taken parallel uitgevoerd kunnen worden. Een helder overzicht voorkomt vertragingen en helpt om afhankelijkheden te herkennen.

2. Bepaal de nettotijd

Schat het aantal uren dat nodig is om elke activiteit uit te voeren. Gebruik hiervoor eerdere ervaringen en kennis van medewerkers.

Let op het ervaringsniveau: een ervaren medewerker werkt doorgaans sneller dan een nieuwe collega. Als er geen gegevens beschikbaar zijn, hanteer dan het gemiddelde tussen beide. Het totaal van deze uren vormt de nettotijd.

3. Bepaal de doorlooptijd van het project

Maak vervolgens een projectagenda waarin staat op welke dagen aan het project wordt gewerkt. De doorlooptijd hangt af van het aantal geplande uren per week en de beschikbare capaciteit.

Voorbeeld:
Een activiteit duurt 80 uur. Eén medewerker werkt 4 uur per dag, 5 dagen per week.
Dan is de looptijd: 80 / (4 uur × 5 dagen) = 4 weken

(Feestdagen en verlof niet meegerekend.) Is deze tijd te lang, dan kan de doorlooptijd worden verkort door meer medewerkers of middelen in te zetten.

4. Stel de speling vast

De speling (of slack) is de marge waarin een activiteit mag uitlopen zonder de einddatum van het project te beïnvloeden. Deze bereken je door de vroegste en laatste start- of einddata met elkaar te vergelijken. Speling geeft ruimte voor flexibiliteit en helpt om risico’s tijdig te signaleren.

Inzicht en optimalisatie

Doorlooptijd- en nettotijdanalyse geeft inzicht in tijdsbesteding, capaciteit en efficiëntie. Het maakt zichtbaar waar knelpunten ontstaan en helpt om beter te plannen, bij te sturen en te voorspellen.

Het resultaat:

• Betere afstemming tussen teams
• Kortere levertijden
• Hogere betrouwbaarheid richting opdrachtgevers
• En een wendbare organisatie die meebeweegt met de markt