Activity based costing

Bij het vaststellen van de kostprijs worden kosten vaak verdeeld via een algemene verdeelsleutel. Dat lijkt efficiënt, maar leidt er in de praktijk toe dat veel verkochte producten te duur worden en minder verkochte producten te goedkoop. De Activity Based Costing-analyse (ABC-analyse) biedt hiervoor een nauwkeurig alternatief. In plaats van kosten willekeurig te verdelen, worden ze toegewezen aan de producten, diensten of processen die ze daadwerkelijk veroorzaken. Zo ontstaat een realistischer beeld van waar geld wordt verdiend, en waar het juist weglekt.

De basis van de ABC-analyse

Voor een correcte toepassing van het model is het essentieel om alle processen en de bijbehorende kosten volledig in kaart te brengen. De kosten worden daarbij opgesplitst in interne en externe kosten.

Interne kosten

Deze kosten zijn direct gekoppeld aan productie-activiteiten binnen de organisatie en worden verdeeld over vier niveaus:

• Unit level: kosten per producteenheid, zoals arbeid en grondstoffen.
• Batch level: kosten per serie of productiepartij, bijvoorbeeld instelkosten of transport.
• Product level: kosten die verbonden zijn aan specifieke productlijnen, zoals research & development.

Externe kosten

Deze kosten hebben een breder karakter en zijn minder direct toe te wijzen aan afzonderlijke producten:

• Facility level: algemene kosten, bijvoorbeeld onderhoud van gebouwen of onderzoeksfaciliteiten.
• Customer level: kosten die per klant of klantgroep kunnen worden toegewezen, zoals service en aftersales.

Omdat externe kosten niet volledig aan producten zijn te koppelen, worden ze uiteindelijk gedeeld via een verdeelsleutel.

Kostenveroorzakers en capaciteitsgebruik

Zodra de activiteiten duidelijk zijn, worden de kostenveroorzakers vastgesteld: de gebeurtenissen die leiden tot kosten. Voorbeelden zijn het aantal orders, machine-uren of serviceaanvragen. De kosten worden berekend door het aantal activiteiten te vermenigvuldigen met de kosten per activiteit.
Belangrijk: kosten die samenhangen met onbenutte capaciteit of overcapaciteit worden niet meegenomen, die vertekenen het beeld.

De stappen van de ABC-analyse

Een gestructureerde aanpak zorgt voor betrouwbare resultaten.

De analyse verloopt in zeven stappen:

1. Vaststellen van kostenobjecten

Bepaal welke producten, diensten of processen worden geanalyseerd.

2. In kaart brengen van ondernemingsprocessen

Beschrijf alle processen en de bijbehorende activiteiten.

3. Toewijzen van productiemiddelen

Koppel mensen, machines, software en andere middelen aan de activiteiten.

4. Vaststellen van resourcekosten

Bereken de kosten van alle ingezette middelen.

5. Bepalen van kostenveroorzakers

Identificeer de factoren die kosten aansturen, zoals productieaantallen of serviceverzoeken.

6. Vaststellen van kosten per activiteit

Bereken de totale kosten per activiteit op basis van de kostenveroorzakers.

7. Berekenen van kosten per kostenobject

Koppel de activiteiten aan de kostenobjecten om de totale kostprijs per product of dienst te bepalen.

Van inzicht naar concurrentievoordeel

De uitkomst van de ABC-analyse biedt een helder overzicht van werkelijke kostenstructuren. Verborgen kosten worden zichtbaar, inefficiënties komen aan het licht en de organisatie kan haar prijsstrategie en marges optimaliseren.

Door beter inzicht in kosten en prestaties kan een onderneming:

• concurrentievoordeel behalen,
• gerichter investeren,
• en haar winstgevendheid duurzaam verbeteren.