Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie te vergroten

ERP-nachtmerrie
U kent ze allemaal, die verschrikkelijke verhalen over bedrijven die, nadat ze over gingen op een nieuw ERP-systeem, opeens niet meer konden factureren, voorraden kwijt waren in het systeem, geen verkooporder meer konden invoeren, geen vrachtwagen meer konden laden, geen order meer konden uitleveren.

Gevolgd door veel overuren, klagende klanten, gemiste omzet, extra inhuur van consultants, stress. Gezien het aantal mislukte ERP-implementaties, zo tussen de 50 en 70%, is er een grote kans dat u mag aanschuiven in het rijtje van mislukte implementaties.

Dit kost u harde euro’s vanwege extra inspanning om uw klant toch te beleveren en het demotiveert uw medewerkers.

De cijfers
Een ERP-systeem implementeren is een serieus project. Het is een uitdaging om binnen de gestelde tijd en budget live te gaan. Uit de praktijk blijkt dat dit vaak niet lukt.

• 10 procent van de ERP-implementaties is succesvol en wordt op tijd, binnen de geraamde kosten en met volledig geplande functionaliteit gerealiseerd.
• De implementatiekosten worden gemiddeld met 178 procent overschreden.
• De overschrijdingen van de opleverdata zijn nog dramatischer, gemiddeld 230 procent.
• Gemiddeld wordt slechts 41 procent van de gewenste functionaliteit geleverd.
• Gemiddeld wordt 35 procent van de projecten afgebroken en in 55 procent van de projecten is sprake van overschrijding
(bron: implementatie van ERP-systemen: een kostbaar avontuur door Fred Heemstra, Arjan Jonker en Rob Kusters)
 
Schuif niet aan in het rijtje van mislukte implementaties!
In deze whitepaper wordt beschreven hoe u de kans op een succesvolle ERP-implementatie vergroot. Aan de hand van 10 voorwaarden van succes leest u hoe een ERP-implementatie te managen. Het lijken stuk voor stuk open deuren, maar het toepassen in de praktijk is een ander verhaal.

Voorwaarde#1. Het waarom
Ieder verandertraject start met de waarom-vraag. Deze vraag niet stellen betekent dat er geen breed geaccepteerde visie is over de reden van de verandering. Niemand weet dan welk probleem er opgelost moet worden. Niet weten waarom je iets doet, geeft geen richting. Geen richting hebben is gelijk aan stuurloos zijn.

Leg bij het waarom altijd de connectie naar de klant (daar doen we het uiteindelijk voor) en naar de medewerker (wat betekent het voor mij).

Voorwaarde#2. De onderschatting
Een ERP-implementatie is meer dan een ICT-project; het is een organisatie-wijziging. Vertrouwde processen zien er opeens anders uit, management-rapportage moet opnieuw opgezet worden en de werkwijze zal drastisch veranderen.

Een implementatie vraagt veel van medewerkers, in tijd, in flexibiliteit en in aanpassingsvermogen. Realiseer dat tijdens de implementatie mensen geen tijd hebben voor de operatie. Wat kiest u? Kiezen voor de operatie lijkt logisch, maar wat betekent dat voor het project?

Voorwaarde#3. Structuur in uw organisatie
Het is de kunst om de structuur te automatiseren en niet de incidenten of de chaos. Verzeker u ervan dat de organisatie staat. Stel uzelf de volgende vragen: zijn de taken en verantwoordelijkheden van alle medewerkers duidelijk, zijn de processen vastgelegd in werkinstructies en zijn beide bekend bij iedereen in de organisatie. Alleen structuur is te verbeteren door middel van ERP.

Voorwaarde#4. Stick to the plan
De visie en het beleid zijn vertaald in een ERP-behoefte met een bepaalde doelstelling, een budget en een afbakening. Dit vertaalt zich weer in een projectplan met mijlpalen, deelprojecten, fases en allerlei tijdlijnen. Dit plan is het uitgangspunt. Denk bij het maken van het plan ook goed na over de factor ‘tijd’. Het tempo van de implementatie wordt vaak overschat, waardoor u snel achterloopt op de planning.

Voorwaarde#5. Uw medewerker
Uw medewerkers bepalen het welslagen van het project. Maak uw medewerkers onderdeel van het project. Uw medewerkers kennen de huidige processen, de knelpunten en de informatiestromen. Uw medewerkers zullen met het nieuwe ERP-systeem uw visie moeten vertalen naar processen. Neem de medewerker mee vanaf het begin! De beantwoording van de waarom-vraag (zie #1) speelt daarbij zeker mee.

Voorwaarde#6. Communiceer over de voortgang
Niets is zo frustrerend als de stilte over de voortgang van een project. Iedereen maakt zijn eigen verhaal (en die zijn altijd negatief). Verhaal veelvuldig over de voortgang, benoem de problemen, benoem de verandering voor de medewerker. Doe dat gesproken en geschreven, dus in zowel woord als beeld. Vier successen.

Voorwaarde#7. ERP≠IT
Een ERP-implementatie is meer dan een stuk software met een server, een aantal printers en eventueel een interface. Leg de druk van een ERP-implementatie daarom niet bij IT, maar bij de business. Een ERP-systeem is een hulpmiddel voor de business! Leg daar de verantwoording.

Voorwaarde#8. De leverancier van ERP
Kies de leverancier zorgvuldig uit. Beoordeel deze op succesvolle referenties en projectaanpak, maar ook op gevoel. Past deze leverancier bij mij, is er een klik, begrijpen zij mijn business? Overigens, een leverancier begrijpt eerder zijn eigen ERP-systeem, dan uw k(l)ant. Zie het als uw verantwoording om uit te leggen wat u doet, waarom u dat doet en wat u wilt. Praat zeker in het begin niet over wat het ERP-systeem kan, maar wat u met het ERP-systeem wilt.

Voorwaarde#9. Bespaar niet op test & training
In ieder projectplan is, zeker bij aanvang, geld en tijd gereserveerd voor het testen en trainen van medewerkers. Dat is niet voor niets.

Een 2-tal ervaringen:
1. U loop achter op het plan en/of bent al over budget en u besluit deze fase te verkorten, over te slaan, later te doen, etc.
2. Uw medewerkers hebben geen tijd om te testen, geen tijd om getraind te worden en/of geven er geen prioriteit aan

Het overslaan van testen en/of training is een bedrijfsrisico.

Voorwaarde#10. Vreemde ogen
Uw interne projectleider zal een flink deel van zijn tijd moeten besteden aan het project (minstens 6-12 mnd – 50-75%). Dit naast zijn eigen werk. De interne projectleider moet andere vaardigheden aanwenden dan in zijn rol als leidinggevende. De interne projectleider moet van verre de valkuilen zien die er zijn bij een ERP-implementatie. Overweeg een externe projecteider in te huren voor de rol van ‘interne projectleider’. Iemand die het klappen van de zweep kent en daarmee uw belangen behartigt, ook in de “strijd” tegen de projectleider van de leverancier.

Tot slot
U snapt het, een ERP-implementatie is een serieus project. Het is absoluut een uitdaging om binnen tijd en budget live te gaan. Ik hoop dat ik u met deze whitepaper wat handvatten heb kunnen geven voor uw huidige of toekomstige project. In ieder geval heeft u nu de sleutel tot succes zelf in handen.
 
Over Citrien ProcesConsult
Citrien ProcesConsult zorgt voor analyse, beschrijving en verbetering van bedrijfsprocessen (zoals ERP-implementaties). Deze voorwaarden voor succes heb ik verzameld in de loop van de tijd. Ik heb bedrijven gezien waar het fout ging, maar gelukkig ook waar het goed is gegaan. Ik weet dus dat het kan en ik herken, zeker als buitenstaander, de valkuilen. Citrien ProcesConsult is inzetbaar als vreemde ogen.