GPS: online personeel inplannen

Het optimaal inzetten van personeel is voor elke retailonderneming goud waard. Met het nieuwe GIBOnet Personeelplanningssysteem hebben grotere retailondernemingen in de food- en non-foodsector vanaf nu de beschikking over een systeem, dat de planning, vastlegging en administratieve verwerking voor de hele onderneming automatiseert. Het systeem is het resultaat van succesvolle samenwerking tussen software-ontwikkelaar Softbrick en accountantsorganisatie GIBO Groep.

Het GIBOnet Personeelplanningssysteem (GPS) stemt automatisch de personeelsbezetting af op de hoeveelheid te verzetten werk. Het zorgt voor een optimale personeelsbezetting, waarbij het systeem rekening houdt met contracturen, vakantiedagen, minimale bezetting, openingstijden, bevoegdheden en vanzelfsprekend de CAO. Om met GPS aan de slag te gaan, moet de gebruiker eenmalig alle relevante (stam)gegevens invoeren. Daarna is het puzzelen met roosters verleden tijd.

Planning, registratie en verwerking in één logische ‘flow’
In de retailsector is een grote mate van flexibiliteit vereist als het gaat om de personeelsplanning. Deze planning is gelijk de basis voor de urenregistratie. Nadat eventuele afwijkingen tussen het aantal te werken uren en daadwerkelijk gewerkte uren zijn verwerkt, gaat het urenoverzicht naar de salaris- en personeelsadministratie. Daar wordt de verdere betaling van lonen, belastingen en heffingen en de verdere administratieve verwerking geregeld.

Met GPS is er nu een systeem dat dit proces van A tot Z automatiseert en integreert. Desgewenst kunnen ondernemingen met een elektronisch prikkloksysteem de in- en uitkloktijden automatisch inlezen als basis voor de urenregistratie. Ondernemingen die de salarisadministratie al hebben ondergebracht bij de GIBO Groep hoeven van de verloonde uren geen aparte opgave meer te doen. Dat levert een forse extra tijdsbesparing op en de kans op fouten neemt aanzienlijk af. Van planning tot administratieve urenverwerking wordt een kwestie van ‘één druk op de knop’.

Inzicht en rapportages
GPS maakt de planning inzichtelijk met zeer gedetailleerde dag- en/of weekschema’s. Daarnaast genereert het systeem managementrapportages en periodeoverzichten met alle benodigde informatie voor verloning, zoals werktijden, overwerk, toeslagen, vergoedingen, saldi en rechten. Ook wordt per medewerker het kostprijsuurloon vastgelegd, zodat de werkgever direct inzicht heeft in de loonkostenpercentages voor de komende periode. Doordat het een online toepassing is, kunnen gebruikers op elk moment en op elke plek met internettoegang inloggen en met het systeem werken. De aanschaf van aparte hard- of software is niet nodig. GIBO Groep en Softbrick zorgen voor het onderhoud, systeembeheer en updates. Voor GPS betaalt men eenmalig de aansluitkosten en een vast bedrag per maand, afhankelijk van het aantal personeelsleden. De substantiële besparingen in tijd en op kosten zorgen voor een korte terugverdientijd.