'Beter bestuur door minder gebruik Excel'

Volgens Thomas Kunetz, technisch manager bij FileMaker, zouden managers en bestuurders moeten stoppen Microsoft Excel te gebruiken op manieren waarvoor het niet bedoeld is.

Waar Microsoft er prat op gaat dat Excel de favoriete tool van de meeste managers is, schuilt er volgens Kunetz juist een gevaar in deze situatie. ‘Management by spreadsheet’ leidt tot minder goede beslissingen dan wanneer managers en bestuurders hun informatie in een database zouden bijhouden. Data in Excel is structureel verouderd en onvolledig en daarom ongeschikt om beleid op te baseren.

Volgens Kunetz heeft een database structurele voordelen boven een spreadsheet dat als database wordt gebruikt, zoals bij Excel vaak het geval is. “Bij een database weet je dat alle informatie de laatste versie is. Er is ook maar één database en dus ook maar één versie.

Ook is direct helder dat iedereen zijn beslissing neemt op grond van dezelfde gegevens. Gebruik van een database in plaats van een spreadsheet zoals Excel gaat over productiviteit en het nemen van betere beslissingen”, aldus Kunetz.

Kunetz deed zijn uitspraken tijdens de lancering van de Nederlandse versie van FileMaker versie 9.0. Daarmee richt het zich nadrukkelijker dan ooit op de Excel-gebruiker.

Met tal van nieuwe en verbeterde functies wil het de Excel-gebruiker overtuigen het eens met een echt databaseprogramma te proberen. Zo is het gemak om rapportages te maken vergroot en is delen van de gegevens in een database nu al mogelijk per e-mail, waarbij klikken op een link voldoende is om toegang tot de gegevens te krijgen.

De meest gerichte aanval op Excel is echter de toevoeging van voorwaardelijke opmaak, waarbij de opmaak van gegevens wordt bepaald door de betekenis van die gegevens.

Volgens Ive Defaix van de Nederlandse sales van FileMaker, is het product vooral ook populair als ontwikkelplatform. “Alle grote klanten zoals de omroepen, Endemol en enkele overheidsinstanties, hebben met het pakket eigen applicaties gemaakt, variërend van financiële programma’s tot ordersystemen”, aldus Defaix.

Volgens hem is Endemol van plan komende jaren haar hele archief te digitaliseren en op te slaan in FileMaker, waarbij het om petabytes aan data gaat.

FileMaker en ook FileMaker Server verschijnen zowel voor Windows als het Apple-platform. De verhouding gemeten in licenties is daarbij 60 procent Windows en 40 procent Apple. Kunetz zegt met belangstelling de ontwikkelingen rondom Mac OS X en iWorks te volgen. FileMaker, zelf notabene een 100 procent dochter van Apple, staat tot verbazing van velen helemaal buiten de ontwikkeling van het eigen Office-voor-de-Mac van Apple, iWorks.

Kunetz noemde de uitbreiding van iWorks met het rekenprogramma Numbers, een ‘verrassing’ en geeft toe dat iWorks in vergelijking tot Microsoft Office voor Windows, vooral nog een databaseprogramma ontbeert. Integratie van FileMaker met iWorks lijkt een logische optie maar is het volgens Kunetz niet.

“FileMaker richt zich al enkele versies op professionals, terwijl iWorks toch vooral ook een klein zakelijke Office-pakket is dat juist ook vanwege de prijs, consumenten zal aanspreken”, aldus Kunetz. Uitsluiten dat het ooit tot een vorm van samenwerking zal komen, kan hij echter niet.