Adobe levert nieuwe dienst voor documentbeveiliging en -controle

Adobe Systems Incorporated (Nasdaq: ADBE) introduceert Adobe® Document Center, een nieuwe hosted service waarmee kenniswerkers de beveiliging, het delen en het gebruik van Adobe PDF-, Microsoft Word- en Microsoft Excel-documenten kunnen beheren. Met Adobe Document Center wordt het beheren van deze documenten een integraal onderdeel van de dagelijkse communicatie en samenwerking. Deze nieuwe, webgebaseerde dienst geeft zakelijke gebruikers de bevoegdheid om de toegang tot documenten, binnen- of buiten de firewall, te beheren. Het is tevens mogelijk om inzicht te krijgen in de manier waarop anderen het document gebruiken, zoals het openen en printen van het document en het toevoegen van commentaar.

“Zakelijke samenwerking is afhankelijk van het uitwisselen van belangrijke informatie tussen bedrijven. Het is voor individuen in kleine en middelgrote bedrijven echter vaak moeilijk om de controle over informatie te behouden zodra deze is verstuurd. Andere beveiligingsoplossingen bieden alleen controle op het moment dat een ontvanger toegang krijgt tot het document. Belangrijke documenten zoals voorstellen en juridische overeenkomsten kunnen hierdoor met anderen worden gedeeld zonder dat de auteur hiervan op de hoogte is”, zegt Tom Hale, senior vice president, Knowledge Worker Business Unit bij Adobe. “Met Adobe Document Center brengen we de controle en beveiliging van gevoelige informatie in handen van de individuele gebruiker.”

Adobe Document Center is ontworpen voor de zakelijke gebruiker die werkt met zakelijke, tijd- of versiegevoelige documenten. Of het nou om een grafische ontwerper gaat die ontwerpen doorstuurt naar de klant of een juridisch kantoor dat gevoelige bestanden deelt met klanten, gebruikers kunnen toegangsinstellingen per case instellen. Daarnaast is het mogelijk om inzicht te krijgen in het gebruik van het document en controle te krijgen over de bestanden, ongeacht waar deze zich bevinden. Gebruikers kunnen ook documenten voorzien van vervaldata, een oude versie overschrijven met een nieuwe versie en toegang intrekken, zelfs nadat het document is verstuurd. Het biedt zelfs de mogelijkheid om bij te houden wie het document heeft ontvangen en wat de ontvanger heeft gedaan of heeft proberen te doen met de documenten.

Zakelijke gebruikers kunnen met Adobe Document Center op diverse manieren documenten voorzien van beveiligings- en controlemogelijkheden. Men kan met Adobe Acrobat® 8-software PDF-documenten maken en binnen Acrobat gemakkelijk beveiligingsinstellingen toegepassen met een nieuwe one-click verbinding met de met de diensten. Om Microsoft Word- en Excel 2003-bestanden te beveiligen kunnen gebruikers eenvoudig een lichtgewicht plug-in installeren waarmee ze de bestanden kunnen voorzien van dynamische beveiligingsinstellingen, vanuit dezelfde applicatie. Binnenkort kunnen gebruikers tevens direct vanuit Adobe Document Center bestanden naar PDF omzetten en beveiligings- en controle-instellingen toevoegen.

Adobe PDF-, Microsoft Word- en Excel-documenten die in Adobe Document Center worden beheerd kunnen eenvoudig worden geopend met de gratis Adobe Reader® 8-software. Als een auteur kiest om enkel een bepaald aantal individuen toegang te geven tot een document, dan gebruiken ontvangers een Adobe ID – die snel gemaakt kan worden via de Adobe Document Center-website. Met een Adobe ID kan de ontvanger zijn authenticiteit aangeven middels een wachtwoord dat alleen hij kent. Zo kan de gebruiker iedere keer dat die een document inziet aantonen dat hij een e-mailadres gebruikt dat overeenkomt met het adres dat de auteur heeft aangegeven.

Adobe Document Center maakt onderdeel uit van een reeks aan hosted services waarmee individuele kenniswerkers toegang krijgen tot communicatie- en collaboration-technologieën. Andere producten van deze reeks zijn onder andere Adobe Acrobat Connect™ en Create Adobe PDF Online. Adobe verwacht in de toekomst extra hosted services te leveren om de PDF-dienst verder uit te breiden.

Adobe introduceert ook Adobe LiveCycle® Policy Server 7.2, een bedrijfsoplossing voor