Backuppen van mail in Outlook en Outlook Express

De meeste mensen gebruiken Outlook of Outlook Express als mailprogramma. Het vreemde aan deze programma’s is dat een backupfunctie compleet ontbreekt. En dat terwijl de mails vaak een archief vormen vol met gemaakte afspraken, contactgegevens en andere informatie die je echt niet wilt kwijtraken. Een backup maken is dus enorm belangrijk. Maar hoe doe je dat?

De oude manier: Handmatig
Het handmatig maken van een backup is niet zo moeilijk. Zoek daarvoor op je computer naar een bestand of bestanden met de extentie .PST. Deze bevatten alle e-mail, contactgegevens en andere Outlook-data. Maak regelmatig een kopie van deze bestanden en bewaar deze op een veilige plaats, zoals een CD, een externe harde schijf of een andere computer in een netwerk. Enige ruimte heb je daarvoor wel nodig. Het PST bestand is al snel enkele tientallen MB’s groot, en wie veel e-mail bewaard ziet de grootte van het bestand snel aangroeien tot honderden MB’s.

Waar vind je het gegevensbestand?
Meestal staan de PST-bestanden in C:Documents and SettingsgebruikersnaamLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook, maar dit is lang niet altijd het geval. De zoekfunctie van Windows kan uitkomst bieden als je het bestand niet kunt terugvinden. Zorg er wel voor dat systeemmappen en verborgen bestanden dan doorzocht worden. Ga daarvoor naar de opties van het zoekscherm en kies bij de Geavanceerde instellingen voor Extra, Mapopties en Weergave. Je kunt het beste deze hele map backuppen.

De nieuwe manier: Plugin voor Outlook
Wie Outlook gebruikt (dus niet Outlook Express), kan ook gebruik maken van een gratis plugin die een backupfunctie toevoegd aan de het Outlook-menu. Zie de afbeelding hiernaast. Dit is natuurlijk de meest eenvoudige manier om een backup te maken. Microsoft biedt deze “Invoegtoepassing voor Outlook 2003” gratis aan.

Automatisch backuppen
Backuppen van de PST-bestanden is dus niet mogelijk. Maar je moet er wel aan denken. Voor een automatische backup moet je echter je toevlucht zoeken tot speciale backupprogramma’s van andere aanbieders. Deze zijn niet gratis. Microsoft heeft een overzicht gemaakt van dee programma’s om Outlook te backuppen.

Wel bestaat er een ietwat Spartaans alternatief in de vorm van de Taakplanner (te vinden onder Startmenu, Bureau Accessoires, Systeem-werkset). Je kunt een batchbestand aanmaken met de kopieeropdracht en deze regelmatig uit laten voeren.