E-mail gebruik blijkt bedrijfkritischer dan ooit

E-mail wordt dus steeds belangrijker in met name het bedrijfsleven. Voorwaarde is dan natuurlijk wel dat de gevoerde e-mail correspondentie veilig en betrouwbaar is, dus niet besmukt met allerlei reclameboodschappen, virussen en spyware maar je moet er ook van op aan kunnen dat het van de juiste afzender komt en dat je informatie niet door iemand gelezen wordt waarvoor het niet bedoeld is . Maar ook moet de voor het bedijf zo essentiele informatie goed opgeborgen kunnen worden zodat je het ook na maanden weer makkelijk en snel terug kan vinden.

Wanneer je net begint met e-mail dan begin je misschien met webmail of, om de inbeltijd te bekorten, met het POP3 protocol. Beide oplossingen worden onhandig als je meer dan een beetje e-mail verstuurd. Webmail omdat het in een browser werkt en dus niet altijd even snel werkt. Daarbij is de interface niet geoptimaliseerd voor e-mail (denk aan een reply button die uit je zichtveld scrollt). POP3 is puur en alleen voor downloaden naar een computer (die ook nog eens vaak uit staat). POP3 is daarnaast ook alles behalve veilig. Wanneer je het e-mail programma activeerd begint deze meteen met het downloaden van alle e-mail op de server van uw ISP naar uw eigen computer. Behalve dat dit op een ongecodeerde manier gebeurd en dus ‘iedereen’ kan zien wat u download is sommige spam het niet eens waard om te downloaden, maar dat merk je allemaal pas als het te laat is. Daarbij komt het ook nog eens dat je sommige e-mails graag centraal opgeslagen wil houden, voor later, maar dan weer niet in de inkomende mailbox.

IMAP lost het op
Het Internet Mail Access Protocol IMAP is de aangewezen oplossing in deze gevallen; je kunt het gebuiken om je e-mail te downloaden, maar je kunt de e-mail ook op de server laten staan. In wezen is IMAP een mailtool die je over een draadje kunt aanspreken en maakt je locale interface alleen maar een vertaalslag in IMAP commando’s. Met IMAP kun je je e-mail dan ook op een server beheren, om er later ook vanaf een andere plek bij te kunnen. Ook zoeken, overplaatsen in een andere folder en deleten van e-mail kan allemaal via IMAP. IMAP kan je inlog-actie op allerlei manieren verwerken, met passwords als de simpelste oplossing; er zijn daarbij ook alternatieven die alleen om je password vragen, maar die er wel iedere keer anders uitzien zodat netwerk-afluisteraars je password niet weten te herleiden. In tegenstelling tot webmail kun je voor IMAP een gespecialiseerde client gebruiken die past bij je smaak. De functionaliteit daarvan is doorgaans veel uitgebreider en bereikbaarder dan een webmail ooit zou kunnen zijn.

IMAP is een protocol dat al jaren bestaat, maar omdat een deel van het werk verschuift naar de mailserver zijn er niet zoveel Internet providers die het aanbieden; voor hun massamarkt is POP3 goedkoper. Exchange lijkt ook wel een beetje op IMAP, omdat ook daarmee je e-mail op de server blijft, maar daar gaat het niet om een open protocol, en heb je dus weinig keuze vrijheid in welke client je wilt gebruiken.

IMAP beheert folders voor gebruikers. Iedere gebruiker heeft een standaard mailbox INBOX. Onder die mail folder kan hij zelf nog andere folders aanmaken. Dit alles om zijn ontvangen en verstuurde mailtjes overzichtelijk te ordenen per groep. IMAP is bedoelt om de e-mail op de server te manipuleren. Als je dus een mailtje uit je INBOX verschuift naar een andere folder dan gebeurt dat op de server. Als je zoekt in je folders, dan gebeurt dat op de server en krijgt je mailtool alleen pointers naar de gevonden e-mails terug. Ook heel fraai aan IMAP is dat het protocol meerdere dingen tegelijk kan doen. Dus terwijl je de ene folder doorzoekt, kun je in een andere folder iets anders doen; dat wordt gewoon samen over die ene verbinding geperst. Dat betekent in de praktijk dat je minder wachttijd hoeft te hebben dan met een puur op POP3 gebaseerde mailtool.

Te veilig om te kraken
E-mail reist langs aardig wat computers, en niet alle tussenstations zijn noodzakelijkerwijs betrouwbaar