De tien grootste valkuilen van PowerPoint

PowerPoint is op zich een uitstekend presentatiemiddel; het is de wijze waarop het gebruikt wordt die velen doet gruwen bij het woord alleen al. Daarom geven we een tiental tips over het gebruik van deze presentatiesoftware.

1. PowerPoint is geen tekstverwerker
Probeer niet zoveel mogelijk informatie op een PowerPoint-pagina te zetten. Het is beter om enkele voorbeelden te geven die het publiek aan het denken zetten en die helpen de boodschap te onthouden. Gebruik daarom ook geen complete zinnen maar korte, simpele statements.

2. Het publiek kan zelf lezen
Maar al te vaak beperkt de presentator zich tot het voorlezen van de complete presentatie. Dat is uiteraard overbodig. U moet ervan uit gaan dat het publiek zelf de tekst leest, terwijl u de punten die kort en helder in de presentatie staan, mondeling toelicht en uitdiept. Anders kunt u net zo goed de pagina’s uitprinten en uitdelen.

3. Een beeld zegt meer dan duizend woorden
Dat PowerPoint opsommingstekens (bullets) bevat, betekent nog niet dat u ze moet gebruiken. Probeer deze puntsgewijze opsommingen eens te vervangen door een enkele afbeelding, en leg alle punten uit naar aanleiding van die afbeelding. Het is boeiender om naar te kijken, en het is makkelijker om informatie op basis van een afbeelding te onthouden dan op basis van een opsomming.

4. Ken uw presentatie
“Dat punt hoort eigenlijk bij het vorige rijtje” en “Dit scherm kunnen we wel overslaan” zijn helaas veelgehoorde uitspraken bij PowerPoint-presentaties. Het is belangrijk uw presentatie goed voor te bereiden; u bent dat eigenlijk aan het publiek verplicht. Een goede voorbereiding voorkomt ook dat u tijdens de presentatie zelf weer elke pagina even moet lezen voordat u verder kunt met uw verhaal.

5. Rijtjes zijn slecht, verhalen zijn goed
In het verlengde van onze derde tip: voorkom rijtjes. Opsommingen zijn saai en beklijven niet. Verhalen zijn leuker om te horen en blijven beter hangen. Wat hoort u liever, een opsomming van de punten waarmee nalatigheid kan worden bewezen in een rechtszaak, of een verhaal over iemand die veroordeeld is wegens nalatigheid?

6. Inhoud is belangrijker dan animaties
Het lijkt wel of iedereen vindt dat zijn PowerPoint-pagina’s een unieke, originele opmaak moet hebben, met opvallend kleurgebruik en mooie overgangsanimaties. U kunt uren bezig zijn met het opzetten van zo’n template. Uren die u beter had kunnen besteden aan het aanscherpen van de tekst en het voorbereiden van uw verhaal.

7. Maak u publiek niet blind
Zoals we in onze vorige tip al stelden: het gaat uiteindelijk om de inhoud, niet om de vorm. Dat betekent echter niet dat het een goed idee is zwarte tekst op witte pagina’s te gebruiken – iets wat in diavorm heel vervelend is om naar te kijken. In het verlengde hiervan: als u een document heeft dat uw verhaal goed illustreert maar dat in PowerPoint onleesbaar is, laat het dan achterwege. Maak er simpelweg kopietjes van en deel deze uit.