Cijferbrei in Excel de baas blijven

Met de functie Overzicht kunt u uw gegevens in verschillende niveau’s onderbrengen en die niveau’s verbergen of laten weergeven. Wilt u het overzicht van de eindresultaten van de berekeningen of de data liever meer in detail onder de loep nemen, de keuze is aan u. We zullen u laten zien hoe u die handigheden in de praktijk brengt.

Laten we een voorbeeld nemen om de mogelijkheden van Excel te illustreren. Ga maar eens uit van een denkbeeldig maandelijks budget, met alle uitgaven onder elkaar aan de linkerkant van het werkblad. De maanden van het jaar staan bovenaan. Na elke groep van drie maanden volgt er een subtotaal voor dat kwartaal, en het werkblad besluit met een kolom voor de jaartotalen.

Het werkblad beslaat al gauw een trits kolommen vol data en totalen, en past horizontaal niet op één scherm. Met de Overzicht-functie kunt u alle data inklappen en verbergen op de zone na waarmee u aan de slag bent, zodat u niet afgeleid wordt door die eindeloze rijen cijfers.

Om de functie in werking te zetten, selecteert u de kolommen van januari, februari en maart. Ga vervolgens in het menu Data naar Overzicht en Groeperen. U krijgt de keuze uit Rijen en Kolommen; kies voor de laatste. Daarmee worden de drie kolommen gegroepeerd tot een geheel. Met één klik op het balkje (minnetje/plusje) dat boven het werkblad verschijnt, kunt u deze groep verbergen of weer laten verschijnen.

Herhaal deze stap voor de resterende drie kwartalen. U ziet dat u per kwartaal de data kunt verbergen met het min-tekentje boven het werkblad. Maar dat is nog niet alles. Links bovenaan verschijnen de niveau-indicatoren: een blokje met 1 en een blokje met 2. Drukt u op de 1, dan worden alle groepen in één keer verborgen, zodat alleen de sub- en jaartotalen overblijven. Drukt u op de 2, dan verschijnen alle groepen weer gelijktijdig.