Contractmanagement: hoge return-on-investment voor ICT-leverancier

Juist als resultaten onder druk staan moet de aandacht op contractbeheer worden opgevoerd. Als contractmanagement al wordt toegepast dan heeft het een ad hoc en ongestructureerd karakter. Binnen één bedrijf zie je per klant, per contract, zelfs per serviceproduct en per contractmanager variaties in contractmanagement. Voor de ICT-leverancier bestaat een contract uit datgene wat geleverd moet worden, plus de voorwaarden waaronder dat zal moeten plaatsvinden. In de wereld van projectmanagement worden deze twee zaken aangeduid als ´the work to be done´, en ´all other contract matter´. Een projectmanagementmethode als PRINCE2 zich nadrukkelijk richt op het eerste. Die methodes laten ´all other contract matter´ over aan een andere functionaris dan de projectmanager. Dat geldt voor service management net zo goed: ITIL is eveneens een beheersmethode voor The Work to be done, maar ook hier valt het managen van de grote en kleine letters van een contract buiten de ‘scope’.

Inmiddels is project- en service management gemeengoed geworden voor zowel klant als leverancier, getuige de ´de facto´ standaarden en gecertificeerde opleidingstrajecten. Bij contractmanagement ligt dat anders. Voor het managen van uitbestedingen aan de zijde van de klant is ISPL beschikbaar. ICT-adviesbureaus als BrightHouse, Procure-it, Synotion, Mitopics e.a., ondersteunen grote partijen bij de inkoop van ICT-diensten en voorzien daarbij in een grote behoefte.

Maar de ICT-leverancier zelf ziet het managen van zijn contracten nog te weinig als een discipline waarvoor specifieke competenties zijn vereist. Controle is zwak, er ontbreekt een geaccepteerd referentie-model voor auditing, prestatiemeting etc. Een belangrijke reden voor dit alles is ook dat er tot voor kort ook geen methode voor het gestructureerd managen van ICT-contracten voor handen was. Daar komt binnenkort verandering in. Jan van Beckum was jarenlang lid van tientallen stuurgroepen voor omvangrijke ICT-contracten bij een van de grootste wereldspelers op ICT-gebied.

In de afgelopen jaren heeft hij, samen met co-auteur Gert-Jan Vlasveld, zijn ervaringen met contractbeheersing uitgewerkt tot een gestructureerde methode voor contractmanagement, kortweg CATS CM genaamd.

ISES International brengt deze aanpak in het voorjaar van 2005 in de vorm van een cursus Contractmanagement Foundation op de markt.