Compleet mkb documentmanagement kan in willekeurig welke organisatie niet bestaan zonder de functionaliteit van een module waarmee het dossierbeheer gestalte kan worden gegeven. Indien HotDocs nog voornamelijk wordt toegepast als documentvolg- en bewaaksysteem ontstaat al snel de behoefte om de fysieke dossiers / mappen ook op elektronische manier beschikbaar te hebben. Natuurlijk levert het werken met scanning en inherent daaraan elektronische documenten andere invalshoeken op, de basis van het vinden van informatie blijft toch vaak die zaak, dat project, dat dossier. HotArchive biedt je de mogelijkheid om het archief zo in te richten als dat binnen jouw organisatie wenselijk is. Uiteraard volledig geïntegreerd met HotDocs. Eenvoudig te bedienen door de specialist (archief-, dossierbeheerder) én door de gebruiker. Steeds opnieuw een prima overzicht van elk lopend project of zaak, terwijl de samenhang tussen de documenten en het dossier waar ze zich bevinden volkomen duidelijk blijft. Het elektronische karakter van dossierbeheer via HotArchive biedt bovendien het voordeel van het kunnen koppelen van documenten aan meer dan één dossier. Zodoende horen verwijzingen als ‘zie ook’ of zelfs kopieën van documenten in dossiers tot het verleden.
Flexibel
HotArchive biedt de mogelijkheid tot het zelf vaststellen van te gebruiken tabbladen, onderverdelingen in een dossier. In het registratievenster van HotArchive vindt de registrator de velden die voor de eigen organisatie als belangrijk zijn vastgesteld. De zelf ingerichte indeling van het dossier wordt op het scherm overzichtelijk door middel van tabbladen weergegeven. Een simpele klik op het gewenste tabblad maakt het mogelijk om de betreffende gegevens te raadplegen of aan te vullen. Velden kunnen van veldnaam worden veranderd, verplicht worden gesteld, of onzichtbaar worden gemaakt. Zodoende verschijnt alleen de relevante informatie in beeld. Tijdens het vastleggen van een nieuw dossier (of het wijzigen van de gegevens van een bestaand dossier) wordt de registrator ondersteund met talrijke hulptabellen. Natuurlijk wordt hierbij gebruik gemaakt van de reeds in HotDocs aanwezige gegevens. Door de mogelijkheid van het centraal onderhouden van deze tabellen worden veel mogelijke fouten voorkomen. Waar mogelijk neemt HotArchive je het werk zelfs uit handen door het invullen van standaardwaarden en datumgegevens. Uiteraard kunt je dergelijke waarden desgewenst wijzigen.
Overzichtelijk
HotArchive biedt talrijke ingangen om een willekeurig vastgelegd dossier, waar dan ook binnen de organisatie, te traceren. Onmiddellijk krijg je inzicht in de status, verblijfplaats en de inhoud van zowel dossiers als de daaraan gekoppelde documenten. Bij het zoeken is natuurlijk ook aan de gecombineerde zoekmogelijkheden gedacht. Daarbij kun je bijvoorbeeld zoeken op basis van (combinaties van) alle rubrieken. Het zoeken op (delen van) woorden is een zeer brede en snelle zoekmogelijkheid. Zodoende ontstaat de mogelijkheid om naast (of in combinatie met) de trefwoorden uit de beschikbare hulptabel te zoeken op trefwoorden die op het specifieke dossier betrekking hebben. De dossiers waarvan de gegevens voldoen aan een zoekvraag worden overzichtelijk op het scherm getoond. Vanuit dit overzichtsscherm kun je niet alleen het dossier nader bekijken of wijzigen, maar ook direct overzichten en dossieretiketten aanmaken. Voor deze overzichts- en etiketfunctie maakt HotArchive gebruik van de standaard koppeling met de tekstverwerkers Word óf WordPerfect. Zodoende ontstaat een grote mate aan flexibiliteit in het samenstellen van deze overzichten en druk je alleen de relevante gegevens af. Het overhevelen van (reeds behandelde) documenten vanuit HotDocs is een peulenschil. Beide modules zijn nauw op elkaar afgestemd. Via de in Windows bekende ‘sleep’-methode plaats je de documenten achter het daarvoor bestemde tabblad in het dossier. De reeds gearchiveerde documenten zijn overigens vrijwel zonder moeite weer te actualiseren en op te nemen in de werkvoorraad van de behandelaars. Het archief komt in een handomdraai tot leven. Overhevelen, splitsen en samenvoegen van dossiers behoort eveneens tot de standaard functionaliteit van HotArchive.
Uitlenen en rappelleren
Dossiers kunnen op eenvoudige wijze worden uitgeleend. Medewerkers worden (in combinatie met HotEmail zelfs elektronisch) gerappelleerd indien het dossier niet binnen de vooraf gestelde termijn in het archief is terugbezorgd. In combinatie met de module HotScan kun je de documenten in het dossier in hun elektronische vorm bekijken. Zelfs een doorbladerfunctie, als had je het fysieke dossier in handen, is beschikbaar. Alle informatie die voor een dossier is vastgelegd, kan als zoekcriterium dienen. En dat natuurlijk in dezelfde gebruikersinterface als het zoekscherm in HotDocs.
Dossierbeheer in de ware zin van het woord, dat is HotArchive.