Waar moeten organisaties rekening mee houden bij het opzetten van een autorisatieschema? Ten eerste dat een te strikt beveiligd autorisatieschema ondoenlijk is, men zal al snel iedereen hoofdredacteur willen maken. Ten tweede dat een schema zonder directe koppeling met een netwerk directory (Active Directory) niet te beheren is. En ten derde dat kennismanagement alleen werkelijk mogelijk is bij het adagium: “Alles is openbaar, tenzij …”. Voor het intranet is de volgende aanpak aan te raden. Begin met de rollen: hoofdredacteur, eindredacteur, redacteur, auteur, webmaster, vormgever en gast. Kijk of dit werkbaar is. Maak workflowstappen nooit langer dan twee stappen: prepublicatie – publicatie. Geef alleen de hoofd- en eindredacteur rechten op de beginpagina en de rubriekpagina’s en laat auteurs de vrije loop op de onderliggende pagina’s.
Hoe kun je het beste verschillende content management systemen met elkaar vergelijken?
Dat kan alleen door eerst heel goed naar de vraag van de betreffende organisatie te kijken. Er is niet zoiets als hét cms voor een bepaald type organisatie. Ook het klakkeloos overnemen van andermans programma van eisen heeft geen zin. kijk met een multidisciplinair team (IT, gebruikers, management, communicatie, etc.) naar de wensen en behoeften binnen de organisatie; laat u eventueel adviseren door een onafhankelijk adviseur om een programma van eisen en een business case op te stellen; presenteer de business case aan de opdrachtgever en het management; maak vervolgens een short list van systemen op basis van de eigenschappen zoals aangegeven in het Hartman overzicht; stuur het programma van eisen met business case naar deze selectie van leveranciers; weeg de antwoorden en nodig de winnaars uit voor een demonstratie, die ook door gebruikers wordt bezocht; evalueer de demonstratie en doe de overgebleven partijen het verzoek om een proeftuin in te richten; neem de proeftuin samen met gebruikers door aan de hand van testscripts; evalueer de proeftuin; stuur de overgebleven partij(en) een offerte-aanvraag, samen met het door uzelf opgestelde functioneel ontwerp van de webomgeving(en); benader of bezoek intussen de referenties van de overgebleven partij(en); beoordeel de offerte en breng advies uit aan de opdrachtgever over de te maken keuze; bespreek de keuze met de gebruikers.
Kunnen complexe, grote content management systemen wel flexibel en eenvoudig in het gebruik zijn?
Dat kan, mits hiermee bij de configuratie en implementatie duidelijk rekening is gehouden. Voor redacteuren en eindgebruikers is een gebruiksvriendelijke editor van essentieel belang. Webmasters zijn gebaat bij een eenvoudige manier om pagina’s en menu’s aan te passen.
Vaak is het template management en het autorisatiebeheer geen sinecure in de ‘grotere’ systemen. Let hier op bij de selectie!
Wat zijn ongeveer de baten van een content management systeem voor een middelgrote organisatie?
Als ‘middelgroot’ betekent 250 tot 1.000 werknemers dan is hier vaak al sprake van meerdere afdelingen, redacteuren en een IT-afdeling. Zo’n organisatie is vaak gebaat bij een intranet – als er tenminste voldoende beeldscherm-/kenniswerkers zijn. Dan is een cms onontbeerlijk. In het onderhoud spaart men dan al snel fte’s uit. Verder kan dankzij een cms de navigatie en het zoekgemak drastisch toenemen. Een werknemer die zijn tijd verdoet met het vruchteloos zoeken naar informatie – en het wiel dan maar opnieuw gaat uitvinden – kost de werkgever veel geld.
Een organisatie met een vrij statische website die door één of twee mensen wordt onderhouden, heeft minder baat bij een cms. Maar kijk ook dan of het toch niet handig is dat meerdere mensen op de website kunnen publiceren. Een online editor kan dan al een uitstekend alternatief zijn.
Wat kunnen de voor- en nadelen zijn van een open source content management systeem?
Het voordeel is dat de broncode vrij beschikbaar is. Verder hoeft er voor de licentie geen geld te worden betaald. Een ander voordeel is dat er bij een open source systeem met een grote community erachter meer mensen aan de ontwikkeling werken dan bij een gemiddelde leverancier. Een nadeel kan zijn dat open source software vaak een toolkit is die nog verder moet worden geconfigureerd. Daar is specialistische kennis voor nodig, die vaak moet worden ingehuurd. Dat brengt dus weer kosten met zich mee.
Waar moeten organisaties op letten bij de implementatie van een content management systeem?
Ten eerste dat een implementatietraject alleen kans van slagen heeft als er sprake is van professioneel opdrachtgeverschap, het functioneel ontwerp klaar is vóórdat de bouw begint, er een duidelijk implementatieplan ligt, er ook (eind)gebruikers worden betrokken in het proces en dat het systeem pas vrij wordt gegeven ná een acceptatietest. Let op! 70% van de ICT-projecten mislukt op de een of andere manier. Actieve (veranderings)communicatie is onontbeerlijk voor de uiteindelijke acceptatie door eindgebruikers.
Wat kan de impact zijn van de invoer van een content management systeem op een organisatie?
Het gebruik van een content management systeem biedt veel voordelen, maar heeft ook een paar nadelen. de actualiteit van een website of een intranet wordt verbeterd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen; een webomgeving wordt consistenter doordat de structuur en de vormgeving van de website grotendeels vastligt; een webomgeving kan eenvoudig worden gepersonaliseerd; dat er geen aparte medewerkers hoeven te worden aangesteld voor het beheer van de website of het intranet levert een tijds- en kostenbesparing op; zowel de aanschaf als de implementatie van een content management systeem is vaak kostbaar: vaak gaat het gebruik van een cms gepaard aan een verandering in werkwijze van medewerkers; een aantal content management systemen is nog erg gebruikersonvriendelijk als het gaat om de editor en het zelf aanpassen van de sitestructuur en de vormgeving; soms leidt het gebruik van een cms ertoe dat gebruikers in hun enthousiasme nóg meer wensen hebben.
Waar moeten organisaties op letten bij het beheer van bijvoorbeeld een website met een CMS?
Een content management systeem is een IT-systeem. Wijzigingen naar aanleiding van wensen of fouten moeten worden aangemeld en al dan niet worden vervuld dan wel opgelost op basis van een bewuste keuze. Naast deze procedurele stap moet er van tevoren zijn bedacht wie deze wijzigingen uitvoert (intern en extern) en tegen welke kosten. De organisatie van het redactionele beheer moet goed geregeld zijn. Een website is een serieus communicatiekanaal. Voor het redactionele beheer moet er een contentplan met bijbehorende procedures zijn opgesteld.
Hoe kun je mensen motiveren om actief deel te nemen aan het werken met een CMS?
Ten eerste door (vertegenwoordigers) van medewerkers vanaf het begin te betrekken bij de selectie en de implementatie van het cms. Ten tweede door een gebruiksvriendelijke redactieomgeving aan te bieden en ten derde door opmerkingen van medewerkers over het systeem serieus te behandelen en de uiteindelijke ondernomen actie terug te koppelen met de betreffende medewerker(s).
Waar zouden organisaties op moeten letten bij de aanschaf van een content management systeem?
Is het cms betaalbaar binnen het budget (ook de implementatie en de jaarlijkse kosten), kunnen ook eindgebruikers er goed mee werken, voldoet het aan open standaarden, kan ik het zonder al te veel kosten en inspanningen uitbreiden naar meer gebruikers en omgevingen, krijg ik voldoende ondersteuning, kan ik goed overweg met de leverancier. Dit zijn maar een handjevol vragen. Laat u bijstaan door een onafhankelijk adviseur.
Hoe kun je bepalen welk CMS het meest geschikt is voor een bepaalde organisatie?
Dat kan alleen door heel goed naar de vraag van de betreffende organisatie te kijken. Er is niet zoiets als hét cms voor een bepaald type organisatie. Ook het klakkeloos overnemen van andermans programma van eisen heeft geen zin.
Kijk met een multidisciplinair team (IT, gebruikers, management, communicatie, etc.) naar de wensen en behoeften binnen de organisatie, laat u eventueel adviseren door een onafhankelijk adviseur en test het systeem zelf in een proeftuinomgeving alvorens u de keuze maakt. Vergeet ook niet referenties van de leverancier te bellen en breng er ook eens een bezoekje. Dit levert informatie op van onschatbare waarde!
