Sharepoint voor beginners

Inleiding

Dit artikel is bedoeld voor organisaties die zich willen oriënteren in de mogelijkheden van SharePoint zonder zich teveel te hoeven verdiepen in de inhoudelijke (vaak technische) aspecten hiervan.

Omdat ik met name mensen wil aanspreken die erover (mee-)beslissen en ermee zouden moeten werken heb ik getracht dit document getracht zaken zo eenvoudig of abstract mogelijk te houden en voorbeelden te geven die ‘die bij huis’ liggen.

Hierbij ontkom ik er bijna niet aan bepaalde termen te gebruiken waarbij ik ervan uitga dat de lezer deze ook kent. Mocht dit echter niet het geval zijn, verwijs ik graag naar de begrippenlijst of sta ik altijd klaar om nadere uitleg te geven.

Ik hoop in elk geval dat u met dit document in staat bent beter u richting te bepalen en dat ik een kleine bijdrage heb kunnen leveren aan het beslissingsproces van uw organisatie.

Introductie

Het moge bekend zij dat in het huidige informatietijdperk de hoeveelheden data- & informatiestromen schrikbarend toenemen; alles wat we creëren, vinden en ontvangen bewaren we om het vervolgens weer beschikbaar te stellen ( veelal door te mailen) aan anderen.

Een uniek kenmerk van data of informatie is dan ook dat de hoeveelheid toeneemt naarmate we er meer gebruik van maken. De toename zit hierbij voor een belangrijk deel in gegevens die we niet meer gebruiken maar wel opslaan (want we gooien namelijk niets weg, stel je voor..) en de doublures vals gevolg van het rondsturen en het weer opslaan van dezelfde gegevens.
Gestructureerde gegevens

Veel informatie wordt onttrokken uit de gegevens (data) van bedrijfsapplicaties. Het belangrijkste kenmerk is dat deze gegevens in een database -dus op een gestructureerde manier- worden opgeslagen en centraal beschikbaar binnen organisaties zijn.

Niet-gestructureerde gegevens

Tegenwoordig halen we echter steeds meer kennis uit niet-gestructureerde informatie zoals documenten, e-mail, blogs, Twitter of zoekresultaten. Een gemiddelde informatiewerker besteedt tegenwoordig al snel 2 uur per dag om zijn e-mail te verwerken (of weg te werken). Er zijn diverse onderzoeken die aantonen dat een (te) groot deel van onze tijd verloren gaat aan het ineffectief zoeken naar informatie. Zoeken (‘googlen’) wordt hierbij ook steeds belangrijker en ook hier is het de uitdaging om uit al die zoekresultaten de juiste informatie te halen.

Met andere woorden: bij het vergaren en verstrekken van in formatie staat relevantie centraal. Informatie heeft namelijk pas waarde als het werkelijk relevant is. Al het andere dienen we dus als gegevens of data te beschouwen.

Voorbeelden:

• Zoekacties die niet de gewenste resultaten (informatie) opleveren
• Een steeds groter worden e-mail box die veel informatie bevat en dikwijls als een soort database wordt gebruikt
• Een gemeenschappelijke schijf op het bedrijfsnetwerk die vanuit thuis niet te bereiken is
• Informatie die lokaal is opgeslagen (C-schijf, USB-stick, ..) waardoor niet dit met niemand gedeeld kan worden

De uitdaging wordt hoe langer hoe meer om uit al die verschillende gegevensstromen relevante informatie te halen en gestructureerd op te slaan zodat we deze ook weer gemakkelijk en centraal beschikbaar kunnen stellen.

* Maar wat dacht u van informatie die helemaal niet is opgeslagen maar die zich alleen maar ‘tussen de oren’ bevindt?

Veel informatie wordt immers ook gedeeld door wat we elkaar vertellen. Dit is ook voor organisaties een van de redenen om social networking in te zetten waarbij men niet alleen naar informatie maar ook naar mensen met een bepaald profiel binnen of expertise de eigen gelederen zoekt.

Een goed voorbeeld bij meer professioneel gebruik is Plaxo of LinkedIN maar bij grote internationaal opererende organisaties is het vinden van expertise binnen de eigen gelederen al dikwijls een uitdaging.

De rol van SharePoint

Microsoft SharePoint kan het beste worden gezien als een platform om het beheren en uitwisselen van content en on-line samenwerking binnen groepen (organisaties, communities) mogelijk te maken. Content staat hierbij voor elke ‘verschijningsvorm’ van informatie of data zoals een document, webpagina, e-mail, et cetera.

Feitelijk ondersteunt en verbetert het informatie- en communicatiestromen door:

te structureren:

• Sites, bibliotheken, lijsten, wiki's, blogs, et cetera

en toegankelijkheid te verbeteren:

• informatie & expertise
• plaats & tijd
• rollen & rechten

Structureren

Om alle informatie beter te beheren en gemakkelijk terug te kunnen vinden biedt SharePoint de mogelijkheid om informatie te structureren. Een belangrijk onderdeel hierbij zijn de zogenaamde bibliotheken waar documenten binnen SharePoint worden opgeslagen. Deze documenten kan men dan weer aanvullen met zogenaamde metadata.

Metadata is simpel gezegd informatie over data. Zoals je bij een Word-document in de properties of eigenschappen bepaalde kenmerken kunt meegeven, spreek je bij websites bijvoorbeeld weer van tagging (label). Het komt er feitelijk op neer dat je informatie rubriceert zodat je deze gemakkelijker kunt terug vinden. Buiten documenten, kunnen dus ook andere digitale objecten worden opgeslagen.

Het werken met verschillende sites is een essentieel onderdeel van SharePoint. Buiten sites voor specifieke afdelingen, groepen of communities, kan men ook denken aan sites voor bepaalde gelegenheden zoals een project of het samenwerken aan de oplevering van een document.

Toegankelijkheid

SharePoint biedt de mogelijkheid om de toegankelijkheid sterk te verbeteren zodat iedereen toegang tot de juiste en gewenste content heeft. Maar omdat kennis ook nog steeds bij personen besloten kan liggen, biedt SharePoint ook de mogelijkheid om de juiste persoon of expertise binnen een organisatie te vinden.

Onafhankelijk van plaats en tijd is informatie beschikbaar. Door een web browser op een willekeurige plaats te gebruiken, heeft men altijd toegang tot de gewenste informatie.

De toegankelijkheid en beveiliging zijn ten slotte zeer goed te beheren doordat SharePoint zeer veel mogelijkheden biedt om rechten aan bepaalde rollen te koppelen zodat u zelf kunt bepalen welke informatie u voor bepaalde mensen beschikbaar wilt maken.

Hoe te beginnen?

Bij de inzet van SharePoint gaat het er niet zo zeer om welke functionaliteit het allemaal heeft; SharePoint biedt immers zo veel mogelijkheden dat voor nagenoeg elke behoefte wel een oplossing is. Het is juist de kunst om uit al die functionaliteit de geschikte toepassingen voor uw organisatie te vinden. Uw werkprocessen zijn daarom leidend in de keuze van producten en techniek.

Wanneer u overweegt SharePoint in te zetten, moet eerst helder zijn waar SharePoint kan:

• Faciliteren; in uw werksituatie waar u onvoldoende wordt ondersteund door uw huidige applicaties
• Innoveren; bij nieuwe ideeën of initiatieven binnen uw organisatie.

Groot denken maar klein beginnen.

De ervaring leert dat een relatief kleine en implementatie een goede manier is om een begin te maken met een organisatiebrede inzet van SharePoint. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een oplossing voor een bepaalde afdeling of de implementatie van een eenvoudig intranet als communicatiemiddel voor de hele organisatie.

Er zijn verschillende redenen om deze afweging te maken;

• De inzet van SharePoint heeft grote gevolgen voor een organisatie die veelal nog niet te overzien zijn
• Door een gefaseerde inzet kunnen de eerste ervaringen met SharePoint worden opgedaan en weer doorgegeven worden bij nieuwe implementaties.
• Door een eerste succes met SharePoint te creëren (uitgaande dat het eerste project een succes wordt) ontstaat meer draagvlak binnen de organisatie voor de verdere inzet van SharePoint.

Voorwaarden voor een succesvolle implementatie

De voorwaarden om een implementatie tot een succes te maken verschillen natuurlijk per organisatie waarbij elke voorwaarde ook niet altijd even zwaar weegt. Daarom gelden de onderstaande zaken ook niet als een soort checklist maar zijn ze eerder bedoeld om u verder op gedachten te brengen.

• Een organisatie moet er klaar voor zijn. Thema’s zoals het nieuwe werken moeten niet teveel vraagtekens of weerstand opleveren evenals het delen van kennis en het streven naar te van transparantie moet niet worden geschuwd.
• Stel in het begin beperkte functionaliteit beschikbaar. U houdt hiermee het beheer onder controle en u voorkomt een wildgroei aan toepassingen. Wanneer door de gebruikers voldoende ervaring is opgedaan zal de extra functionaliteit die u later beschikbaar stelt ook beter ingezet worden.
• Zorg voor een planning of een soort ‘roadmap’. Wanneer er geen scenario is vastgelegd zal de kans op wildgroei (sites, bibliotheken, workspaces ..) groter. Er zijn al veel situaties bekend waarbij gebruikers bijvoorbeeld niet meer weten van welke community ze lid zijn of op welke zaken ze een alert hebben staan.
• Creëer voldoende draagvlak binnen uw organisatie. Draagvlak dient hierbij vanuit IT, vanuit de gebruikers (of de business) maar ook vanuit management te ontstaan. Hierbij kan mijns inziens SharePoint ook deels opgelegd worden zolang het bedrijfsbrede belang hiervan maar wordt duidelijk gemaakt.
• Zorg dat het initiatief niet alleen vanuit de IT-afdeling komt en het niet wordt gezien als weer een nieuw speeltje waar niemand van de gebruikers op staat te wachten. Initiatieven dienen zoveel mogelijk vanuit de gebruikers te komen waarbij IT faciliterend maar ook innoverend kan optreden.
• in het verlengde hiervan is het raadzaam om bij de verdere verbreiding van SharePoint ‘fakkeldragers’ te benoemen. Deze supporters (en dikwijls key gebruikers) kunnen hun weer enthousiasme binnen uw gelederen overbrengen.
• Zet SharePoint niet alleen in voor vervanging van uw netwerkschijven met de oude folderstructuur van het ‘oude netwerk’. Dit leidt alleen maar weer tot een wildgroei aan folders en bibliotheken met de nodige overlap een overbodige (dubbele) documenten en zullen uw gebruikers alleen maar teleurstellen over de toegevoegde waarde.
• Denk goed na over de structuur (taxonomie) van de omgeving. Op dit fundament wordt namelijk -net als bij een huis- ‘verder gebouwd’. Simpel voorbeeld: gaat u documenten opslaan per soort, per klant of per afdeling? Gaat u sites aanmaken per regio of competentie? De keuzes die u hierin maakt zijn bepalend voor hoe efficiënt en beheerbaar uw omgeving wordt.
• Het komt dikwijls voor dat organisaties huiverig zijn om informatie via de grote boze internetwolk beschikbaar te stellen en daarom tot ‘overbeveiliging’ neigen (terwijl de meeste beveiligingslekken van binnenuit de organisatie ontstaan). Hier dient dus een evenwicht gevonden te worden tussen toegankelijkheid voor gebruikers en een acceptabele beveiliging.

Waarom SharePoint?

Er zijn veel verschillende redenen te bedenken om tot de aanschaf en implementatie van SharePoint over te gaan. Daarom beperk ik mij hieronder tot een aantal generieke argumenten.

• SharePoint biedt zeer veel functionaliteit uit de doos. Dat houdt in dat functionaliteit relatief snel geïmplementeerd is en weinig maatwerk nodig is.
• Wanneer er toch behoefte is aan functionaliteit ‘buiten de doos’, kan altijd de overweging gemaakt worden om:

-   maatwerk toe te passen; SharePoint is immers een platform dat ook mogelijkheden biedt om maatwerk aanpassingen te maken op basis van het .Net ontwikkelplatform.

- producten van andere leveranciers aan te schaffen die nog meer functionaliteit op een bepaald gebied bieden. Voorbeelden hierbij zijn K2, Nintex, Bamboo of Ontolica die toepassingen bieden die volledig op SharePoint aansluiten.

• SharePoint biedt niet alleen vergaande integratie met Office en Internet Explorer. Ook bieden andere leveranciers oplossingen om hun producten met SharePoint aan te laten sluiten.
• SharePoint is vriendelijk en laagdrempelig in gebruik. Uitgebreide cursussen zijn bijvoorbeeld niet nodig.
• Doordat gebruikers relatief zelfstandig met SharePoint kunnen werken, is slechts beperkte support van een IT-afdeling nodig.

Zachte ROI’s van SharePoint

Een business case opstellen blijft voor menig IT-project een lastige exercitie, zeker wanneer het om een investering in SharePoint gaat. Maar buiten financiële afwegingen zijn er ook ROI ’s die zich weliswaar minder goed laten kwantificeren, maar wel in overweging genomen zouden moet worden.

Enkele voorbeelden:

• één bron van waarheid (in plaats van bijvoorbeeld tig verschillende Excel-versies).
• vermindering e-mailverkeer (bijvoorbeeld werken met annonceringen in plaats van ‘mail to all’).
• altijd (samen)werken aan het actuele document (in plaats van je af te vragen of het wel de laatste versie is die je via de mail hebt ontvangen).
• verminderd gebruik van locale opslag (lokale harddisks, USB-sticks, ..), alles is immers centraal via SharePoint te benaderen.
• toename van gebruikerstevredenheid.
• besparing van reistijden.
• verhoogde productiviteit.
• minder benodigde kantoorruimte.
• Document Management
• Business Intelligence
• Records Management
• Social media
• Performance Management
• Dashboards
• Enterprise Content Management
• Web Content Management
• Collaboration
• Project Management
• Alerting
• Tasks
• Alerting
• Agenda’s
• Announcements
• Intranet/portals/extranet
• Integratie van data- of applicaties
• Wiki’s
• Blogs
• RSS
• Enterprise Search
• Fora
• Surveys

Praktische voorbeeldtoepassingen met SharePoint

• Stuurgegevens of KPi’s publiceren via een netbook, iPad, of smart phone
• Verlofaanvragen indienen en laten autoriseren
• In- en uitdiensttredingsprocedure voor medewerkers
• Smoelenboek & verjaardagskalender
• Verkooprapportages vanuit bedrijfsapplicaties
• Een centraal forecastoverzicht van alle verkopers
• Alerting wanneer een offerte in order is omgezet
• Rapportages zoals gefactureerde omzet, openstaande posten, et cetera
• Declaraties en indienen en verwerken
• Facturen, rapportages et cetera via extranet aan klanten beschikbaar stellen
• Samenwerken aan documenten zoals offertes, presentaties en dergelijke
• Budgetaanvragen indienen en autoriseren
• Direct-mail via merge met relatiegegevens uit een bedrijfsapplicatie
• Beheer en publiceren van markt- of productinformatie vanuit het intranet naar een publieke site
• Markt- en klantanalyses maken op basis van historische omzetgegevens
• Budget- en liquiditeitsbewaking
• Kredietlimieten van klanten bewaken
• Geblokkeerde klanten via intranet publiceren
• Vergaderruimte aanvragen en inplannen
• Registeren en beheren van middelen zoals leasewagens, telefoons, pasjes en dergelijke
• Overzichten zoals vervallen posten, betalingstermijnen, et cetera
• Bewaken van looptijden van contracten
• Beheer van leenartikelen zoals beamers, demonstratieproducten, en dergelijke
• ……..

Belangrijkste functionaliteit SharePoint

* Document Management
* Business Intelligence
* Records Management
* Social media
* Performance Management
* Dashboards
* Enterprise Content Management
* Web Content Management
* Collaboration
* Project Management
* Alerting
* Tasks
* Agenda’s
* Announcements
* Intranet/portals/extranet
* Integratie van data- of applicaties
* Wiki’s
* Blogs
* RSS
* Enterprise Search
* Fora
* Survey

Begrippenlijst

Alert

Een waarschuwing (doorgaans per e-mail) wanneer iets wijzigt binnen een SharePoint-omgeving. Voorbeeld is een alert wanneer een document is gewijzigd of er wanneer er een nieuwe registratie in een lijst heeft plaatsgevonden.

Check in/Check out

En feature dat voorkomt dat gebruikers tegelijkertijd aan een bestand kunnen werken. Wanneer een document door iemand is uitgechecked, kunnen anderen het document alleen lezen maar niet bewerken.

Collaboration

Binnen een afgeschermde omgeving samenwerken aan dezelfde content (meestal documenten).

CMS (Content Management Systeem).

Omgeving om informatie automatisch en op een gestandaardiseerde wijze te beheren zodat deze geschikt is voor het publiceren voor verschillende doelen en media. Hierbij wordt een scheiding gemaakt tussen content, opmaak en structuur (en rollen).

Document Management

Beheer en opslag van digitale documenten.

ECM (Enterprise Content Management)

De techniek, producten en procedures voor het beheren, beschermen en aanbieden van informatie binnen een gehele organisatie over verschillende media of platforms zoals inter-, intra-en extranet.

CMS wordt veelal nog als term gebruikt voor content management voor websites en wordt daarom ook wel Web Content Management genoemd.

Extranet

Een afgeschermd gedeelte van het intranet dat beschikbaar wordt gesteld aan gebruikers buiten het intranet, bijvoorbeeld partners.

Gegevens(bron)

Een gegevensbron is letterlijk alles wat gegevens of data kan bevatten. Buiten databases gebruiken we steeds meer andere manier om gegevens op te slaan of om te communiceren zoals documenten, Wiki’s, Blogs, RSS-feeds, Twitter, e-Mail, et cetera.

Metadata

Relevante informatie over de content die automatisch wordt opgeslagen. Metadata wordt ook wel dat over de data genoemd. In een Word-document is metadata te vergelijken met properties of eigenschappen.

Portal

Het belangrijkste kenmerk van een portal is het individuele of personaliseerde karakter; gebruikers hebben toegang tot informatie en applicaties die voor hen relevant of van belang zijn. Hierbij is het voor een gebruiker ook mogelijk om de functionaliteit aan zijn of haar eigen portal aan te passen. Hierbij kan men denken aan veel gebruikte links, nieuwsbrieven, forums en dergelijke. Een echte portal moet feitelijk het eerste en enige opstartscherm voor een gebruiker zijn; door slechts één keer in te loggen krijgt men toegang tot alle relevante content en applicaties.

Records Management

Alle activiteiten met betrekking tot het creëren, beheren en vernietigen van records in samenhang met uw bedrijfsvoering. Records Management kan worden gezien al als een toevoeging op een Document Management omgeving.

SaaS (Software As A Service)

Software As A Service maakt software aan klanten via een abonnementsstructuur beschikbaar als een gehoste dienst die wordt benaderd over het internet.

Taxonomie

Een hiërarchische reeks termen die organisaties een standaard manier biedt om documenten en webpagina's te beschrijven waardoor deze ook goed te vinden zijn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van gestandaardiseerde definities van begrippen die in een subtype-supertype hiërarchie gerangschikt worden waarbij eigenschappen van supertypen geërfd worden door de subtypen.

Thesaurus

Hiërarchisch gestructureerd trefwoordsysteem.

Template

Sjabloon waarin de vorm van een pagina of document is vastgelegd waardoor content en vormgeving van elkaar worden gescheiden.

Versiebeheer

Systeem waarbij wordt geregistreerd wie, wanneer welke actie heeft uitgevoerd op de content (veelal documenten). Hiermee kunnen veranderingen worden getraceerd en zonodig ongedaan worden gemaakt. Onder versiebeheer valt ook het werken versienummers onder.

Web Part

Een Web Part is een losstaand stukje softwarecode dat in een bestaande webpagina gesleept kan worden en bepaalde functionaliteit biedt. Web Parts verschillen in complexiteit sommige Web Part met minimale kennis gebruikt kunnen worden terwijl andere Web Part daadwerkelijk geïmplementeerd moeten worden.

Workflow (werkstroom)

Een workflow beschrijft een werkproces van begin tot eind waarbij tijdens het proces diverse beslissingen genomen of acties uitgevoerd moeten worden om eind van het proces te bereiken. Hierbij kan gedacht worden aan goedkeuringen wijzigingen of het geven van feedback. Tijdens het proces is dan ook beschreven wie welke actie op welk moment moet nemen.

Widget

Een simpel vormgegeven object of element dat met veelal een eenvoudige functie die door een gebruiker zelf in- en uit te schakelen is. Tegenwoordig ziet men deze veel terug in desktopapplicaties in de vorm van bijvoorbeeld een kalender, klok, weeroverzicht, etc.

Wiki

Een wiki is een applicatie of (web)toepassing waarmee webdocumenten door meerdere gebruikers kunnen worden bewerkt. Het bekendste voorbeeld hiervan is Wikipedia. De term is afgeleid van het Hawaïaanse woord ‘wiki wiki’ dat 'snel, vlug, beweeglijk' betekent. Ook wordt Wiki als acroniem gezien voor ‘What I Know Is..’.

Gebruikers die hebben bijgedragen aan deze kennisbank pagina:

Steven Wiertz Daniel Hoogstraate