E-mail

ICTloket.nl > Kennisbank > MKB Netwerken / Beveiliging > E-mail
Binnen deze kennisbank categorie kunt u:

E-mail is een essentieel onderdeel van ons dagelijkse leven en een belangrijk communicatiemiddel voor bedrijven. Wat is nu eigenlijk precies e-mail? Welke e-mail oplossing is het meest geschikt voor uw Limburgse bedrijf? Wat is nodig om e-mail te kunnen versturen?

E-mail gebruik blijkt bedrijfkritischer dan ooit: zowel voor interne als externe communicatie heeft e-mail de laatste 3 jaar de sterkste groei in gebruik doorgemaakt van alle communicatiemiddelen. Dit blijkt uit de ICT Productivity Monitor van Heliview. Daarnaast daalt het gebruik van de vaste telefoon of persoonlijke afspraken bij veel organisaties. Ook voor communicatie met klanten, leveranciers of andere externen, is het gebruik van e-mail de laatste jaren sterk toegenomen. Ter illustratie: 40% van alle inkooporders, facturen en orderbevestigingen verloopt momenteel via de e-mail.


E-mail wordt dus steeds belangrijker in met name het bedrijfsleven. Voorwaarde is dan natuurlijk wel dat de gevoerde e-mail correspondentie veilig en betrouwbaar is, dus niet besmukt met allerlei reclameboodschappen, virussen en spyware maar je moet er ook van op aan kunnen dat het van de juiste afzender komt en dat je informatie niet door iemand gelezen wordt waarvoor het niet bedoeld is . Maar ook moet de voor het bedijf zo essentiele informatie goed opgeborgen kunnen worden zodat je het ook na maanden weer makkelijk en snel terug kan vinden.


Wanneer je net begint met e-mail dan begin je misschien met webmail of, om de inbeltijd te bekorten, met het POP3 protocol. Beide oplossingen worden onhandig als je meer dan een beetje e-mail verstuurd. Webmail omdat het in een browser werkt en dus niet altijd even snel werkt. Daarbij is de interface niet geoptimaliseerd voor e-mail (denk aan een reply button die uit je zichtveld scrollt). POP3 is puur en alleen voor downloaden naar een computer (die ook nog eens vaak uit staat). POP3 is daarnaast ook alles behalve veilig. Wanneer je het e-mail programma activeerd begint deze meteen met het downloaden van alle e-mail op de server van uw ISP naar uw eigen computer. Behalve dat dit op een ongecodeerde manier gebeurd en dus ‘iedereen’ kan zien wat u download is sommige spam het niet eens waard om te downloaden, maar dat merk je allemaal pas als het te laat is. Daarbij komt het ook nog eens dat je sommige e-mails graag centraal opgeslagen wil houden, voor later, maar dan weer niet in de inkomende mailbox.




IMAP lost het op

Het Internet Mail Access Protocol IMAP is de aangewezen oplossing in deze gevallen; je kunt het gebuiken om je e-mail te downloaden, maar je kunt de e-mail ook op de server laten staan. In wezen is IMAP een mailtool die je over een draadje kunt aanspreken en maakt je locale interface alleen maar een vertaalslag in IMAP commando’s. Met IMAP kun je je e-mail dan ook op een server beheren, om er later ook vanaf een andere plek bij te kunnen. Ook zoeken, overplaatsen in een andere folder en deleten van e-mail kan allemaal via IMAP. IMAP kan je inlog-actie op allerlei manieren verwerken, met passwords als de simpelste oplossing; er zijn daarbij ook alternatieven die alleen om je password vragen, maar die er wel iedere keer anders uitzien zodat netwerk-afluisteraars je password niet weten te herleiden. In tegenstelling tot webmail kun je voor IMAP een gespecialiseerde client gebruiken die past bij je smaak. De functionaliteit daarvan is doorgaans veel uitgebreider en bereikbaarder dan een webmail ooit zou kunnen zijn.

IMAP is een protocol dat al jaren bestaat, maar omdat een deel van het werk verschuift naar de mailserver zijn er niet zoveel Internet providers die het aanbieden; voor hun massamarkt is POP3 goedkoper. Exchange lijkt ook wel een beetje op IMAP, omdat ook daarmee je e-mail op de server blijft, maar daar gaat het niet om een open protocol, en heb je dus weinig keuze vrijheid in welke client je wilt gebruiken.

IMAP beheert folders voor gebruikers. Iedere gebruiker heeft een standaard mailbox INBOX. Onder die mail folder kan hij zelf nog andere folders aanmaken. Dit alles om zijn ontvangen en verstuurde mailtjes overzichtelijk te ordenen per groep. IMAP is bedoelt om de e-mail op de server te manipuleren. Als je dus een mailtje uit je INBOX verschuift naar een andere folder dan gebeurt dat op de server. Als je zoekt in je folders, dan gebeurt dat op de server en krijgt je mailtool alleen pointers naar de gevonden e-mails terug. Ook heel fraai aan IMAP is dat het protocol meerdere dingen tegelijk kan doen. Dus terwijl je de ene folder doorzoekt, kun je in een andere folder iets anders doen; dat wordt gewoon samen over die ene verbinding geperst. Dat betekent in de praktijk dat je minder wachttijd hoeft te hebben dan met een puur op POP3 gebaseerde mailtool.


Te veilig om te kraken

E-mail reist langs aardig wat computers, en niet alle tussenstations zijn noodzakelijkerwijs betrouwbaar. Een gewone ISP in Nederland moet bijvoorbeeld flink data aftappen en loggen, omdat de overheid dit eist. Dit is geen reden om meteen paranoide te worden, maar het kan geen kwaad om e-mail encryptie en ondertekening te overwegen.

Je leest wel eens e-mails met teksten als “deze mail is alleen bedoeld voor de aangeschrevene” en zelfs “je bent strafbaar als je dit desondanks hebt gelezen”. Ook zijn er aanhangsels bekend die de ontvanger zelfs de vrijheid ontnemen om de e-mail na verzending te wijzigen. Helaas hebben al deze toevoegingen geen enkele waarde want zo’n tekst verschijnt steevast na de inhoud van de e-mail, en het heeft geen enkele juridische basis.


Techniek

Als je als manager je zorgen maakt over privacy van e-mail, dan kun je veel beter de technische mogelijkheden benutten. Er zijn immers sterke technieken om de gestelde wensen te bereiken. Encryptie voor het onleesbaar maken voor onrechtmatig meelezenden en ondertekening om de integriteit en herkomst van een e-mail te bekrachtigen. Deze technologie is zelfs zo krachtig dat het met wat uitbouwing kan dienen als wettelijk geaccepteerd alternatief voor handmatige handtekeningen. Er zijn twee serieuze technologieen in omloop die encryptie en ondertekening mogelijk maken. X.509 (populair gezegd, ‘certificaten’) en PGP. De eerste wordt uitgedragen door commerciele spelers, de tweede wordt daadwerkelijk gebruikt omdat het samenhangende groeperingen (zoals medewerkers van verschillende bedrijven) op praktische wijze kan samenbinden. De meeste moderne e-mailtools ondersteunen een van deze technologieen. Zo kun je dus altijd kiezen wat je het meeste aanstaat. Hoewel dit zeker ook geldt voor Outlook, zijn we niet zo onder de indruk van Microsoft’s track record in het voorkomen van security holes, en vooral niet in het repareren ervan. De keuze voor het open source pakket Mozilla Thunderbird is dan vaak een betere.


De veiligste e-mail is ondertekend en versleuteld.

Wie mailt kan dat dus ook gemakkelijk veilig doen. De meeste mailers zijn in staat, of hebben plug-ins die ze in staat stellen, om te doen wat zij willen met de technologie van hun keuze. Met name PGP is een heel werkbaar systeem voor e-mailverkeer. Een manager die overweegt om disclosures onder elke bedrijfsmatige e-mail te verlangen doet er verstandig aan deze les te leren. In tegenstelling tot disclamers biedt deze technologie namelijk wel een solide technische en juridische basis voor de beveiliging van e-mail.


Waarom een E-mailserver?

De vraag is gerechtvaardigd waarom iemand zich zou verdiepen in een ingewikkelde e-mailserver, terwijl e-mail krijgen via een ISP zo veel eenvoudiger is. Toch is er een goede reden voor een eigen e-mailserver te kiezen. De voornaamste hiervan is dat bijvoorbeeld ‘sendmail’ open source-software is. Dit betekent dat de sendmail-e-mailserver heel eenvoudig is aan te passen aan uw eigen behoeften. Daarnaast vermijdt u door het gebruik van open source-software de dure licentiekosten die aan de meeste andere commerciele e-mailservers verbonden zijn. Als laatste goede reden om gebruik te maken van sendmail zijn de prestaties van deze server. Vooral in omgevingen waarin grote hoeveelheden e-mail verstuurd moeten worden, presteerd de sendmail-e-mailserver uitstekend.


Met het hebben draaien van een e-mailsever alleen bent u er nog niet helemaal. Aangezien e-mailservers op internet waanzinnig populair zijn, zijn ze ook als doelwit voor hackers erg populair, zodat ze bijvoorbeeld lustig misbruikt kunnen worden door spammers nadat ze zijn gekraakt. Zorg ervoor dat dit uw e-mailserver niet overkomt. Als u door andere e-mailservers namelijk betrapt wordt op spammen, komt uw e-mailserver op een blacklist terecht. Als hij eenmaal op zo’n blacklist staat, is het niet mogelijk verder nog berichten te versturen. Daarnaast is het erg lastig om weer van een blacklist af te komen wanneer een server daar eenmaal opstaat. Een van de manieren om de kans op problemen zo klein mogelijk te houden, is door altijd up-to-date te blijven met de meest recente patches voor de e-mailserver.



E-mail – Wat is het?

E-mail, ook wel elektronische post, is een dienst waarmee u berichten kunt versturen en ontvangen. U kunt deze berichten ook voorzien van een ‘attachment’: een bestand dat met het bericht meegestuurd wordt. Zo kunt u een collega die elders in het land of buitenland zit volledig op de hoogte houden. Naast een tekstuele update van de gang van zaken in een project kunt u ook net zo gemakkelijk een (gescande) foto van het project of een geluidsbestand met een vocale groet meesturen.



In dit gedeelte van het hoofdstuk over e-mail wordt uitgelegd hoe een e-mailadres van het Internet in elkaar zit, wat een mailserver is en worden de voor- en nadelen van e-mail op een rijtje gezet.


E-mailadres

Op het Internet heeft iedereen een eigen adres in de vorm: gebruikersnaam@domein. Het teken @ (apestaartje) staat voor het Engelse at: op. Stel u heeft als gebruikersnaam janssen en uw Internet-aanbieder is Hszuyd, dan is uw e-mailadres: janssen@hszuyd.nl. Vrij vertaald betekent dit ‘gebruiker janssen op het domein hszuyd.nl’.

Particulieren kunnen een gratis service zoals Hotmail of Yahoo of een service van hun Internet provider gebruiken. Voor bedrijven is dit soort e-mail account onacceptabel. mail@eigendomein.nl ziet er professioneler uit, maar impliceert ook dat u een eigen pagina op het Internet hebt.

Mailserver

Om het elektronische berichtenverkeer in goede banen te leiden, heeft uw Internet-aanbieder speciale software geïnstalleerd. Deze speciale software wordt mail-server genoemd. Er zijn twee typen mail-servers: één voor het versturen van berichten (de SMTP-server) en één voor het ontvangen van berichten (de POP-server).

SMTP-server

SMTP staat voor Simple Mail Transport Protocol: eenvoudig protocol voor posttransport. Deze server zorgt ervoor dat de berichten die u verstuurt naar de juiste bestemming gaan. Op het Internet zijn er geen buslichtingen. Als het op de post gaat, wordt er meteen bezorgd door de elektrische postbodes.

POP-server

POP staat voor Post Office Protocol: postkantoor-protocol. Een mail-server die de berichten in ontvangst neemt, de berichten in de juiste postbussen doet en de berichten van de postbussen verstuurt naar de rechtmatige ontvangers. Op de harde schijf van de computer van uw Internet-aanbieder is een gedeelte gereserveerd voor de berichten die naar u verstuurd worden: uw elektronische postbus.

Voordelen



Nadelen


  • U kunt geen stoffelijke zaken versturen. De e-mailbiemer is tot op dit moment nog niet uitgevonden.
  • Er gaat wel eens een berichtje verloren. Als u echter een kopie van het verzonden bericht bewaart, kunt u het probleemloos opnieuw versturen. Inderdaad, een verloren brief is voor altijd weg.
  • U moet er weer een nieuw programma voor leren. De meeste e-mailprogramma’s zijn tegenwoordig echter zo eenvoudig dat u er eigenlijk meteen mee aan de slag kunt.


Opbouw van een e-mailbericht

Een e-mailbericht bericht bestaat standaard uit een aantal onderdelen. Niet alle onderdelen zijn verplicht. Computerdeskundigen noemen deze onderdelen liever velden.


De belangrijkste onderdelen (velden) van een e-mailbericht zijn:
























To Naar
Subject Onderwerp
CC Kopie
Body Tekstgedeelte van het bericht
From Van
Attachments Bijgevoegde bestanden
Signatures Handtekeningen

De meeste e-mailprogramma’s zijn in feite niets meer dan een invulscherm voor deze velden.


To.
In dit veld komt het adres van de persoon waar het bericht naar toe moet.

Subject.
In dit veld geeft u een korte omschrijving van het bericht.

CC.
In dit veld komen de adressen van de personen die een kopie van het bericht krijgen. CC staat voor Carbon Copy, doorslag.

Body.
De tekst van het bericht.

From.
U ziet dit veld niet. In dit veld wordt automatisch uw eigen e-mailadres opgenomen.

U kunt ook bestanden meesturen met een e-mailbericht. Een meegestuurd bestand wordt een attachment genoemd. In het veld Attachments wordt beschreven welke bestanden er met het e-mailbericht meegestuurd zijn en wat voor soort bestanden het zijn. U kunt elk bericht ook voorzien van een digitale handtekening. Deze handtekening komt in het veld Signatures.

Er zijn ook nog een aantal speciale velden.


BCC
Blind Carbon Copy, blinde doorslag. In dit veld komen de personen die een kopie van het bericht ontvangen maar niet mogen zien naar wie het bericht nog meer verstuurd is.

Reply to
Als het e-mailadres waarop u e-mail wilt ontvangen, afwijkt van het adres vanwaar u berichten verstuurt, dan kunt u dat e-mailadres hier opgeven.





E-mail in outlook instellen in 6 stappen


E-mail instellingen?

Om e-mail te ontvangen en te versturen kunt u gebruik maken van het programma Outlook. De screenshots die gebruikt worden om een en ander te verduidelijken zijn afkomstig van het programma Outlook Express 5.0. Andere versies werken exact hetzelfde als onderstaand beschreven, de screenshots kunnen echter afwijken.

Stap 1
Om de configuratie te starten kiest u, nadat u Outlook gestart heeft, voor de optie “Tools” (Engelse versie) of “Extra” (Nederlandse versie). Kies hierna voor “Accounts” en het volgende scherm verschijnt. Druk op “Add” (engelse versie) of “Toevoegen” (Nederlandse versie) en kies voor de optie e-mail.



Stap 2
Outlook Express start nu een wizard op waar een aantal vragen beantwoord moeten worden. Om te beginnen vult u zoals het plaatje hieronder aangeeft, uw volledige naam in. Druk vervolgens op “Next” (Engelse versie) of “Volgende” (Nederlandse versie). Dit is de naam die u geselecteerd heeft als afzender van al uw toekomstige e-mail.




Stap 3
Vul het e-mail adres in waarvoor de account bedoeld is. Klik vervolgens op “Next” of “Volgende”




Stap 4
De server voor inkomende e-mail is “POP3″. Dit wordt doorgaans gevolgd door uw domeinnaam, POP3.uwdomeinnaam.nl.




Stap 5
Vul bij “Accountname” of “Accountnaam” de aan u verzonden username in. Type hierna het wachtwoord van de username in (Let op! Gebruik hoofdletters en kleine letters waar deze gevraagd worden)



Stap 6
Klik Volgende. Uw e-mail account is nu geïnstalleerd!




E-mail programma’s

Naast het account heeft u een cliëntprogramma nodig, waarmee u uw post kan ophalen en beheren. Er bestaan allerlei e-mail programma’s met verschillende functionele mogelijkheden zoals spamfiltering, e-mail sorteren, ondersteuning van meerdere e-mail accounts en/of gebruikers.






Besturingssysteem: Windows, Mac OS

Prijsinformatie: niet gratis


Een uitgebreid product van Microsoft waarmee u niet alleen e-mail kunt beheren, maar ook contacten, agenda en taken. Dit programma ondersteunt DRM (Digital Right Management), dit voorkomt dat uw vertrouwelijke documenten door een derde partij worden gelezen.



[klik op plaatje om te vergroten]



Voordelen:



  • Geïntegreerde agenda, taken en contactbeheer.

  • Spamfiltering.

  • Spellingcontrole


Nadelen


  • Hoge prijs.

  • Heel langzaam en gebruikt veel computer resources.

  • Vereist Exchange server om de aanvullende mogelijkheden (agenda, taken, kontakten) samen met andere mensen te kunnen gebruiken.



Besturingssysteem: Windows, Mac OS

Prijsinformatie: gratis


Een gratis e-mail programma van Microsoft. Outlook Express wordt geleverd in een bundel met Internet Explorer. Het programma heeft de reputatie van een standaard e-mail cliënt.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Gratis

  • Eenvoudig te gebruiken

  • Spellingcontrole


Nadelen:


  • Dit e-mail programma is heel kwetsbaar. Het is het meest gebruikte email programma en wordt daardoor sneller door virussen en worms bedreigd.

  • Geen spamfilter

  • Er bestaat geen versie voor Linux



Besturingssysteem: Windows

Prijsinformatie: Professional Edition niet gratis

Home Edition niet gratis

Student, Non-Profit Organisaties niet gratis


Een e-mail programma voor Windows OS. Het is bekend om zijn veiligheidskwaliteiten. Het ondersteunt e-mail filtering, e-mail sortering, virtuele mappen, spamfiltering en sjablonen.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Veilig

  • Flexibel

  • Mail Ticker (notificatie van nieuwe mail)

  • Ondersteunt veel features


Nadelen:


  • Werkt alleen onder Windows



Besturingssysteem: MS-DOS, Windows

Prijsinformatie: Gratis


Klein, snel en veilig programma. Ondersteunt veel features zoals e-mail filtering en spamfiltering. Een van de best e-mail programma’s voor een klein netwerk.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Gratis.

  • Flexibel.

  • Veilig.

  • Programma kan fungeren als een kleine e-mail server voor een klein bedrijf.


Nadelen:


  • Werkt alleen onder Microsoft besturingssystemen.

  • Ingewikkelde interface

  • Gebruiksonvriendelijk



Besturingssysteem: Windows, Mac OS

Prijsinformatie: Normale versie niet greatis

Gesponsorde versie: gratis

Lichte versie: gratis


Een krachtige e-mail programma met veel features, waar het belangrijkste spamfiltering van is. Deze software is beschikbaar voor Windows maar ook voor Mac OS.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Er bestaat een gratis versie.

  • Veilig

  • Ondersteunt veel features.


Nadelen:


  • Er bestaat geen linux versie.



Besturingssysteem: Windows, Linux/Unix, Mac OS

Prijsinformatie: ·Normale versie niet gratis

Gesponsorde versie – gratis


E-mail programma geïntegreerd met de webbrowser. Er bestaan versies voor veel besturingssystemen. Programma bevat veel functies zoals e-mail sorteren, spamfiltering, thread bekijken, labels toevoegen, zoek opties.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Meerdere accounts

  • Geïntegreerd in de webbrowser

  • Flexibel en ondersteunt veel opties

  • Spelling controle.


Nadelen


  • Geen bericht ondertekening en encryptie optie.



Besturingssysteem: Windows, Linux/Unix

Prijsinformatie: gratis


Open source e-mail cliënt met veel mogelijkheden. Er bestaan versies voor Windows en Linux. Er bestaan mogelijkheden om e-mail te filteren/sorteren, thread bekijken en multiple accounts gebruiken.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Meerdere pop accounts

  • Flexibel en ondersteunt veel opties


Nadelen:


  • Geen spamfiltering.

  • Lelijke interface.



Besturingssysteem: Windows, Linux, Mac OS

Prijsinformatie: Gratis


Een open source cross-platform e-mail cliënt met veel mogelijkheden. Het werkt niet alleen onder Windows, maar ook onder Linux en MacOS besturingssystemen. Het ondersteunt meerdere accounts, spamfiltering en encryptie. Duidelijke en gebruiksvriendelijke interface.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Gratis.

  • Meerdere accounts.

  • Encryptie.

  • Spamfilteren.

  • Spelling correctie.


Nadelen:


  • Geen gevonden.



Besturingssysteem: Linux

Prijsinformatie: gratis

Een open source groupware met de mogelijkheden gelijk aan Microsoft Outlook. Het bevat agenda, adresboek, taken, to-do lijst en e-mail. Novel Evolution kan ook met de bestaande Microsoft Exchange server werken.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Gratis

  • Geïntegreerde agenda, taken en contacten

  • Werkt samen met Microsoft Exchange Server


Nadelen:


  • Aanvoelende functies zijn niet nodig, als alleen maar e-mail wordt gebruikt.

  • Program is te zwaar voor zwakke machine.



Bestuuringssysteem: onafhankelijk

Prijsinformatie: gratis

Een browser gebaseerd mail. De code van de deze applicatie is geschreven is PHP en het kan geïnstalleerd worden op bijna elke web server. E-mail web toegang is ideaal geschikt om op afstand te kunnen werken.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Platform onafhankelijk

  • E-mail is altijd bereikaar


Nadelen:


  • Verbinding met Internet is vereist om E-mail te kunnen lezen

  • Snelheid is afhankelijk van de verbinding



Besturingssysteem: onafhankelijk

Prijsinformatie: gratis


Een browser gebaseerd mail. Als u op vakantie bent, dan heeft u altijd een moment om even uw zakelijke taken door te nemen.



[klik op plaatje om te vergroten]


Voordelen:


  • Platform onafhankelijk.

  • E-mail is altijd bereikbaar.


Nadelen:


  • Verbinding met Internet is vereist om E-mail te kunnen lezen

  • Snelheid is afhankelijk van de verbinding






Tips en termen

Termen



  • Attachment
    Een bestand dat bij het bericht gevoegd is.


  • BCC
    Blind Carbon Copy. Een kopie van een bericht naar een ontvanger die niet te zien krijgt wie er nog meer een kopie ontvangt.


  • CC
    Carbon Copy. Een kopie van een bericht naar een ontvanger die wel kan zien wie er nog meer een kopie ontvangt.


  • Forward
    Doorsturen.


  • Quote
    Aanhalen. Bij het beantwoorden van een bericht worden alle regels van een gedeelte van het bericht of van het hele bericht voorzien van een speciaal teken, meestal >.


  • Reply
    Beantwoorden.




Conclusie

Voordat dat u een keuze maakt, is het dus belangrijk, dat u zicht afvraagt hoe en waarvoor u het e-mail programma gaat gebruiken: alleen voor e-mail communicatie of ook voor agenda en contacten? Hoe veel mensen gaan deze programmatuur gebruiken? Past deze programmatuur in de infrastructuur van uw netwerk? Krijg ik ondersteuning als er problemen ontstaan? Is deze oplossing flexibel genoeg als uw limburgse bedrijf en uw netwerk groeien?


Gebruikers die hebben bijgedragen aan deze kennisbank pagina:
Steven Wiertz
Aaron Mulder